Muss- und Kann-Inhalte
Muss-Inhalte
- Tag und Ort der Eigentümerversammlung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Beschlussantrag
- Anzahl der Ja-Stimmen, der Nein-Stimmen und der Enthaltungen
- Beschlussfeststellung und Beschlussverkündung
Kann-Inhalte
Ob außerhalb der Muss-Inhalte noch weitere Punkte protokolliert werden sollen, sollte zu Beginn der Versammlung beschlossen werden. Unter Umständen finden sich auch Regelungen in der Gemeinschaftsordnung.
Mögliche Kann-Inhalte
- Angaben zum Versammlungsort, zur Versammlungszeit und -dauer
- Name der Versammlungsleitung,
- Teilnehmer der Eigentümerversammlung, Stimmrechtsvollmachten
- Angaben zu Geschäftsordnungsbeschlüssen (geheime Abstimmungen oder nicht, Teilnahme von Gästen etc.)
- Nähere Angaben zu Beschlussanträgen
- Angaben zum Ablauf der Versammlung (Beschränkung der Rededauer, Pausen)
- Anlagen (Bauunterlagen, Pläne, Angebote etc.) Nimmt ein Beschluss auf eine Anlage explizit Bezug, wird sie zum Muss-Inhalt
- Erläuterungen zu Stimmrechtsausschlüssen
- Protokollierung von Wortbeiträgen oder dem Verlauf der Eigentümerversammlung
Eine Eigentümergemeinschaft sollte sich an den Muss-Inhalten orientieren: Beschlussantrag, Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen sowie der Enthaltungen, Beschlussfeststellung und Beschlussverkündung!
Muss das Protokoll an die Eigentümer verschickt werden?
Was viele Eigentümer und Eigentümerinnen immer wieder überrascht: Der Versammlungsvorsitzende ist per Gesetz nicht für den Versand des Protokolls nebst etwaiger Anlagen zuständig. Das Wohnungseigentumsgesetz sieht einen Versand der Niederschrift zur Eigentümerversammlung an die Wohnungseigentümer schlicht nicht vor.
Abweichend hiervon regeln zahlreiche Gemeinschaftsordnungen und üblicherweise die Hausverwalterverträge, dass Kopien der Versammlungsniederschrift - unter Umständen sogar mit Fristenregelung - an die Wohnungseigentümer zu übersenden sind.
Wann muss das Protokoll erstellt sein?
Kurz und knapp heißt es in § 24 Absatz 6 des Wohnungseigentumsgesetzes "Über die in der Versammlung gefaßten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen.." Nach ständiger Rechsprechung ist eine Niederschrift jedenfalls spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorzulegen (BayOLG, Beschluss vom 11.04.1990, Az.: 2 Z 35/90).
Übrigens, existiert ein Verwalter und wird die Frist überschritten, handelt der WEG-Verwalter pflichtwidrig. Der Verstoß kann im Falle eines Rechtstreits Ansprüche der Eigentümergemeinschaft auslösen.
Protokollunterschrift
Das Wohnungseigentumsgesetz bestimmt, dass das Protokoll vom Vorsitzenden der Eigentümerversammlung und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben ist.
Existiert also kein Verwaltungsbeirat genügt die Unterschrift des Versammlungsvorsitzenden und eines Wohnungseigentümers. Selbstverständlich sollte dieser Eigentümer auch an der Versammlung teilgenommen haben (LG Dortmund, Urteil v. 6.8.2013, 1 S 298/12).
Schauen sie zur Sicherheit trotzdem in die Gemeinschaftsordnung ihrer WEG. Nicht selten sind dort abweichende Regelungen vereinbart, die dann Vorrang vor der gesetzlichen Bestimmung haben und zur Gültigkeit der Beschlüsse beachtet werden sollten.
Urteile zur Protokollunterschrift
| BGH, Urteil v. 30.3.2012, V ZR 178/11: Macht die Teilungserklärung die Gültigkeit der Beschlüsse der Gemeinschaft von der Protokollierung und der Unterzeichnung des Protokolls von zwei Wohnungseigentümern abhängig, muss das Protokoll von zwei verschiedenen natürlichen Personen unterzeichnet werden, die entweder selbst Wohnungseigentümer sind oder für sich oder andere Wohnungseigentümer handeln.
| BGH, Urteil v. 25.9.2015, V ZR 203/14: Macht die Teilungserklärung die Gültigkeit der Beschlüsse der Wohnungseigentümer von der Protokollierung und der Unterzeichnung durch den Verwalter und zwei von der Versammlung bestimmten Wohnungseigentümern abhängig (sog. qualifizierte Protokollierungsklausel), ist in der Versammlung aber nur der Verwalter anwesend, der zugleich Mehrheitseigentümer ist, genügt es, wenn er das Protokoll unterzeichnet.
| OLG Hamm, Beschluss v. 8.7.2011, I-15 W 183/11: Die nach § 24 Abs. 6 WEG erforderliche Unterschrift eines Miteigentümers kann auch von einem solchen geleistet werden, der Mitglied des Verwaltungsbeirats ist. Auch die Beifügung des Zusatzes "Beirat" zur Unterschrift ändert nichts daran, dass es sich um die Unterschrift eines Miteigentümers handelt.
| OLG Celle, Beschluss v. 6.9.2004, 4 W 143/04: Bestimmt die Teilungserklärung, dass das Protokoll einer Wohnungseigentümerversammlung vom Verwalter sowie einem Wohnungseigentümer lediglich unterzeichnet werden "soll", führt das Fehlen der entsprechenden Unterschriften nicht zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse.
| OLG München, Beschluss vom 07.08.2007 - 34 Wx 3/05: Ein Wohnungseigentümerbeschluss ist bei unzureichender Unterzeichnung des Protokolls anfechtbar. Fehlt die nach der Gemeinschaftsordnung erforderliche zweite Unterschrift eines Wohnungseigentümers unter dem Protokoll, so ist ein in dieser Versammlung gefasster Beschluss auf Antrag für ungültig zu erklären, sofern nicht die Unterschrift im gerichtlichen Verfahren nachgeholt wird.
Anfertigung und Ausdruck des Protkolls sind heute kein Hexenwerk mehr. Findet die Versammlung nicht in den Räumen der Verwaltung statt, sollte eine Hausverwaltung über einen Laptop und einen mobilen Drucker verfügen. So kann das Protokoll direkt angefertigt und nach Ende der Versammlung ausgedruckt und unterschrieben werden, dann steht einer schnellen Zusendung nichts im Wege.
Sie können zudem einen Beschluss fassen, der klar regelt, bis wann die Niederschrift den Eigentümern vorliegen muss!
Im Zuge der WEG-Reform gibt es zudem die ersten Anbieter, die den gesamten Prozess der Eigentümerversammlung digitalisiert haben. Versammlung, Abstimmung, Niederschrift und Beschluss-Sammlung können als Hybrid-Veranstaltung (physisch und digital) durchgeführt werden.
Kann das Protokoll nachträglich korrigiert werden?
Es entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn Beschlussanträge oder Abstimmungsergebnisse unrichtig festgehalten werden. Eine Pflichtverletzung kann immer dann angenommen werden, wenn Muss-Inhalte falsch, unvollständig oder gar nicht festgehalten wurden.
Schwierig wird es, wenn auch Kann-Inhalte Teil der Niederschrift sind. Einfach ist der Fall, wenn die Versammlungsleitung "Störer" namentlich in das Protokoll aufnimmt, es jedoch unterlässt, alle "Störer" zu nennen. Hier liegt ein berechtigter Grund zur Korrektur des Protokolls vor.
Anders liegt der Fall bei Wortbeiträgen. Die Aufnahme von Diskussionsbeiträge führt immer wieder dazu, dass es im Nachgang zu Änderungswünschen der Teilnehmer oder zu einer fehlerhaften Auslegung kommen kann. Es steht im Ermessen des Versammlungsleiters, was protokolliert wird. Er hat dabei die Grundsätze der Unparteilichkeit, Verhältnismäßigkeit, Wahrhaftigkeit und Richtigkeit zu beachten. Ein hehrer Anspruch an die Versammlungsleitung. Was wieder zu dem Ergebnis führt, die Protokollierung von Wortbeiträgen etc. auszuschließen.
Ansprechpartner bei Korrekturen
Ansprechpartner ist nicht die WEG-Verwaltung oder der Beiratsvorsitzende. Auch die Wohnungseigentümer sind in der Gesamtheit nicht für eine Korrektur zuständig, sie haben die Niederschrift nicht vefasst. Zuständig sind die Personen, die die Niederschrift unterschrieben haben. Nur alle Unterschreibenden sind, ggf. nach Anhörung der Wohnungseigentümer, berechtigt, die Niederschrift zu korrigieren.
Weigerung
Weigern sich die Unterzeichner bleibt ihnen nur der Rechtsweg. Das Gericht muss dann klären, ob eine Sachverhalt unrichtig oder zu Unrecht beurkundet wurde.
Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfrist ist nicht gesetzlich geregelt. Sie können also davon ausgehen, dass die Protokolle "ewig" aufbewahrt werden müssen.
