Keine Zeit oder Lust für die Eigentümerversammlung, eine Vertretung muss her? Besteht keine Vertretungsklausel, kann sich jeder Eigentümer in einer Eigentümerversammlung von einer x-beliebigen dritten Person vertreten lassen. Dabei kann die Vollmachterteilung auch in Textform erfolgen.
Die Befugnis, sich durch eine andere Person auf der Eigentümerversammlung vertreten zu lassen, kann durch Vereinbarung - in der Regel zu finden in der Gemeinschaftsordnung - eingeschränkt werden. Existiert in der Gemeinschaftsordnung keine Regelung, können die Wohnungseigentümer eine solche Beschränkung auch nachträglich per Vereinbarung - nicht Beschuss - herbeiführen (Wenzel, NZM 2005, 402; Staudinger/Bub, Rz. 35). Eine solche Beschränkung nennt man Vertretungsklausel.
Eine Vereinbarung dahingehend, dass nur Wohnungseigentümer, Ehegatten oder die Hausverwaltung der Wohnanlage vertretungsberechtigt sind, ist grundsätzlich wirksam (BGH vom 29.01.1991 - V ZB 24/92). Unzulässig ist eine zu starke Einschränkung der Vertretungsberechtigung, zum Beispiel der komplette Ausschluss der Vertretung oder die Beschränkung auf die Hausverwaltung (Jennißen/Intveen, NJW 2007, 2881 (2882); Bärmann/Merle, Rz. 76).
In der Praxis wird eine Mischform aus drei Vertretungsbeschränkungen bevorzugt:
1. funktionsbezogene Beschränkung (Verwalter, Beiratsmitglieder)
2. gemeinschaftsbezogene Beschränkungen (andere Wohnungseigentümer) und
3. personenbezogene Beschränkungen (Familienangehörige, Eheleute)
Die vereinbarten Vertretungsbeschränkungen gelten nicht für den gesetzlichen Vertreter eines Wohnungseigentümers (Eltern für das minderjährige Kind, gesetzliche Betreuer), Nachlassverwalter, Testamentsvollstrecker, Insolvenzverwalter und in der Regel auch nicht für juristische Personen (eine Aktiengesellschaft darf sich durch einen Firmenangehörigen vertreten lassen).
In vielen Gemeinschaften unterliegt die Vollmachterteilung Beschränkungen
Sie sollten deshalb vorab einen Blick in die Gemeinschaftsordnung werfen und prüfen, ob eine Vertretungsklausel existiert. Auch als Versammlungsleitung sollten sie dies tun, damit sie vor Beginn der Eigentümerversammlung eventuelle Beschränkungen kennen und wissen, welcher Personenkreis vertretungsberechtigt ist und welche Personen sie aus der Eigentümerversammlung hinauskomplementieren müssen. Sonst kann es ihnen passieren, dass Beschlüsse nach einer Anfechtung von Gericht für unwirksam erklärt werden.
Steht ein Eigentum mehreren gemeinschaftlich zu, so können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Diese gemeinschaftliche Ausübung setzt entweder die Anwesenheit aller Eigentümer voraus, oder aber die Vorlage einer Vollmacht des nicht erschienenen Teiles.
Konkret: Gehört die Wohnung 1. OG rechts Herrn und Frau Müller, muss Herr Müller seiner Frau Vollmacht erteilen, wenn er an der Versammlung nicht teilnehmen kann oder will.
Das gibt es auch: Ein Eigentümer erteilt Vollmacht und sitzt einträchtig mit dem Vollmachtnehmer in der Versammlung. Grundsätzlich gilt das „Entweder-Oder-Prinzip“. Danach darf entweder nur der Vertreter oder nur der Eigentümer an der Eigentümerversammlung teilnehmen. Gäste und Berater in der Eigentümerversammlung sind nur in Ausnahmefällen zugelassen.
Textform genügt - NEU
Auch wenn die Gemeinschaftsordnung bestimmt, dass die Vertretungsvollmacht in Schriftform vorliegen muss, genügt nun nach § 25 Abs. 3 WEG die Textform. Als Erklärung in Textform gelten: Nachrichten per Telefax oder Briefe ohne Unterschrift, Kopien vom Original, E-Mail oder auch SMS bzw. WhatsApp usw.
Schriftform: Für einige Willenserklärungen ist nach Gesetz die „Schriftform“ erforderlich. Bei einer ausdrücklich nach dem Gesetz einzuhaltenden Schriftform ist immer die Erstellung eines Dokuments, eines Papieres notwendig. Das Dokument muss eigenhändig unterschrieben werden (Original, keine eingescannte Unterschrift). Ein bekanntes Beispiel ist die Kündigung des Mietvertrages. In § 568 BGB Absatz 1 heißt es „Die Kündigung des Mietverhältnisses bedarf der schriftlichen Form.“
Textform: Da auch der Fortschritt in Gestalt von Fax, E-Mail, SMS und Co. vor dem BGB nicht Halt machte, führte der Gesetzgeber 2012 den Paragrafen 126b BGB (Textform) ein. Danach sind einige Willenserklärungen auch gültig, wenn sie in Textform abgegeben werden. Dies bedeutet konkret, die Willenserklärung muss lesbar sein, die Person des Erklärenden muss genannt sein und die Erklärung muss in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise (dauerhafter Datenträger) vorliegen. Nicht erforderlich ist die handschriftliche eigenständige Unterschrift; eine Nachbildung der Unterschrift genügt. Seit der Änderung des Wortlautes des § 126b BGB wird seit dem 13.06.2014 auch ein Textabschluss nicht mehr ausdrücklich gefordert, wie zum Beispiel durch ein Grußwort oder einer Namensnachbildung.
Vermerkt sein sollte ihr Name, die Eigentümergemeinschaft, Tag und Ort der Versammlung, natürlich der Name des Vollmachtnehmers und die Erklärung, dass der Vollmachtnehmer sie vertreten darf und gültige Erklärungen bei den Abstimmungen in der Versammlung abgeben kann. Die eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr notwendig.
Einige Hausverwaltungen legen der Einladung zur Eigentümerversammlung Vollmachten bei, sie sind aber nicht daran gebunden diese zu Nutzen.
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Kann ich meiner Vertretung Weisungen erteilen?
- In zeitlicher Hinsicht können sie ihrer Vertretung eine Generalvollmacht für jede noch kommende Eigentümerversammlung oder nur für die kommende Eigentümerversammlung erteilen.
- In sachlicher Hinsicht können sie ihre Vertretung anweisen, frei zu jedem Beschlussgegenstand oder nur zu einen ganz bestimmten Beschlussgegenstand auf der Tagesordnung abzustimmen und sich auch an der Meinungsbildung in Form von Redebeiträgen zu beteiligen.
- Natürlich können sie ihrer Vertretung - auch der Hausverwaltung - Weisungen erteilen, wie hinsichtlich einer Angelegenheiten abzustimmen ist (Köhler/Bassenge/Vandenhouten, Rz. 145).
Hält sich ihre Vertretung nicht an die Weisungen, sind die hierauf beruhenden Beschlüsse aufgrund des Fehlverhaltens weder anfechtbar noch nichtig (Köhler/Bassenge/Vandenhouten, Rz. 145). Werden Stimmen von ihrer Vertretung nicht oder falsch abgegeben, so können weder sie noch andere Wohnungseigentümer hieraus Rechte ableiten. In Betracht kommen jedoch eventuelle Schadensersatzansprüche des Vollmachtgebers gegenüber dem Vollmachtnehmer (Briesemeister in FS Bub, 2007, S. 18).
Sind Untervollmachten möglich?
Nun kann es sein, das der Eigentümer Herr Meier verhindert ist und er seiner Tochter Vertretungsvollmacht erteilt hat. Der Tag der Eigentümerversammlung naht und Frau Meier kann den Termin ebenfalls nicht wahrnehmen, sie erteilt ihrem Lebensgefährten Herrn Schmitz Untervollmacht und gibt ihm diese mit der Vollmacht des Vaters zur Eigentümerversammlung mit.
Sind Untervollmachten in der Gemeinschaftsordnung nicht erwähnt oder sind sie explizit erlaubt, kann Untervollmacht erteilt werden. Nur bei einer ausdrücklichen Verneinung in der Gemeinschaftsordnung darf keine Untervollmacht zur Eigentümerversammlung erteilt werden.
Aber: Lässt sich aus der vorliegenden Hauptvollmacht keine Untervollmacht ableiten, muss die Teilnahme des Unter-Vollmachtnehmers an der Eigentümerversammlung verweigert werden. Sie sollten als Vollmachtgeber, wenn sie einer Untervollmacht zustimmen, dies zur Sicherheit also auf der Vertretungsvollmacht erwähnen. Der Unterbevollmächtigte tritt als Vertreter des Hauptvollmachtgebers auf. Es ist also sinnlos über den Umweg Unterbevollmächtigung einen Stimmrechtsausschluss in der Eigentümerversammlung zu umgehen.
