Rechte der Wohnungseigentümer: Kopien, Einsicht und was Verwalter leisten müssen

Nach der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), die zum 1. Dezember 2020 in Kraft trat, besteht für Wohnungseigentümer ein individuelles Auskunftsrecht gegenüber der Hausverwaltung.

Was beinhaltet das Auskunftsrecht?

Das individuelle Auskunftsrecht bedeutet, dass jeder Wohnungseigentümer das Recht hat, von der Hausverwaltung Einsicht in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verlangen. Dies umfasst unter anderem:

1. Einsicht in Verwaltungsunterlagen:

   • Protokolle der Eigentümerversammlungen: Einsicht in Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und andere wichtige Informationen, die in den Versammlungen festgehalten wurden.
   • Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne: Einsicht in finanzielle Unterlagen, die Aufschluss über die finanzielle Situation der Gemeinschaft geben.
   • Verträge: Einsicht in Verträge, die im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen wurden, wie z.B. Dienstleistungsverträge (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege), Versicherungsverträge oder Handwerksaufträge.

2. Kopien von Unterlagen:

   • Der Wohnungseigentümer hat das Recht, auf seine Kosten Kopien der Verwaltungsunterlagen zu erhalten. Die Hausverwaltung darf hierfür eine angemessene Gebühr verlangen.
     
     Welche Gebühren kann der Hausverwalter für eine Kopie verlangen?
     
     In Deutschland gibt es keine gesetzlich festgelegte Gebühr für Kopien, die von einem Hausverwalter auf Anforderung eines Wohnungseigentümers bereitgestellt werden.
     Üblicherweise wird jedoch eine Gebühr von etwa 0,10 bis 0,50 Euro pro Kopie als angemessen betrachtet. Diese Gebühren sollten die tatsächlichen Kosten für Material, Arbeitszeit und Abnutzung des Kopiergeräts widerspiegeln.
     
     Es ist auch möglich, dass in der Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltervertrag spezifische Regelungen über die Höhe der Kopiekosten festgelegt sind. Falls keine solche Regelung besteht, sollten die Kosten auf einem fairen und verhältnismäßigen Niveau gehalten werden.
     
     Für größere Mengen oder besondere Dokumente könnten auch höhere Kosten anfallen, dies sollte jedoch transparent und im Rahmen des Zumutbaren erfolgen. Ein Wohnungseigentümer kann die Angemessenheit der Kosten im Zweifel durch eine Rücksprache mit dem Verwaltungsbeirat oder, falls nötig, durch rechtliche Beratung klären lassen.

Wesentliche Änderungen durch die WEG-Reform 2020

• Stärkung der Rechte des einzelnen Eigentümers: Die Reform hat die Position des einzelnen Wohnungseigentümers gestärkt, indem das Recht auf Information und Transparenz in Bezug auf die Verwaltung der Gemeinschaft deutlich erweitert wurde.
• Verwaltungspflicht zur Auskunft: Die Hausverwaltung ist verpflichtet, die gewünschten Informationen in angemessener Zeit zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass sie dem Verlangen eines Wohnungseigentümers nach Einsichtnahme nachkommen muss, es sei denn, es gibt berechtigte Gründe, dies abzulehnen.

Die Praktische Umsetzung

• Antragstellung: In der Praxis erfolgt das Auskunftsverlangen meist schriftlich. Es ist ratsam, den Antrag klar und präzise zu formulieren, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Rechtsfolgen bei Verweigerung: Sollte die Hausverwaltung die Auskunft verweigern oder unnötig verzögern, kann der Eigentümer rechtliche Schritte in Erwägung ziehen, wie z.B. die Anrufung eines Gerichts.

Das individuelle Auskunftsrecht des Wohnungseigentümers gegenüber der Hausverwaltung ist in der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) vom 1. Dezember 2020 nicht explizit in einem separaten Paragrafen geregelt. Es ergibt sich jedoch aus der allgemeinen Verpflichtung der Verwaltung zur ordnungsgemäßen Verwaltung und der Transparenzpflicht, die im § 18 WEG geregelt ist.

18 WEG – Aufgaben und Befugnisse der Verwaltung

Hier wird festgelegt, dass die Verwaltung verpflichtet ist, die Gemeinschaft ordnungsgemäß zu verwalten. Dies umfasst auch die Pflicht zur Information der Wohnungseigentümer.

24 WEG – Einberufung, Beschlussfassung und Niederschrift

In diesem Paragrafen werden die Pflichten zur Dokumentation von Beschlüssen und deren Bereitstellung für die Wohnungseigentümer geregelt.

27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Dieser Paragraf enthält die allgemeinen Aufgaben des Verwalters, einschließlich der Verpflichtung, die Eigentümergemeinschaft über alle wesentlichen Angelegenheiten zu informieren und ihnen Zugang zu den Verwaltungsunterlagen zu gewähren.

Auch wenn kein expliziter Paragraf ausschließlich das individuelle Auskunftsrecht regelt, ergibt sich dieses Recht aus der Kombination der oben genannten Vorschriften und der allgemeinen Auslegung des Gesetzes, das die Transparenz und das Informationsrecht der Wohnungseigentümer stärkt.

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Muss die Verwaltung mir auf Wunsch Auskunft über andere Miteigentümer geben?

Nein, der WEG-Verwalter darf grundsätzlich keine Auskünfte über andere Miteigentümer geben, die über das hinausgehen, was für die ordnungsgemäße Verwaltung der Gemeinschaft erforderlich ist. Der Schutz personenbezogener Daten der Miteigentümer steht hierbei im Vordergrund.

Wichtige Punkte

1. Datenschutzrechtliche Vorschriften
   • Der Verwalter ist an datenschutzrechtliche Vorschriften gebunden, insbesondere an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten nur dann weitergegeben werden dürfen, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat.
   • Persönliche Informationen, wie z.B. Kontaktdaten, finanzielle Verhältnisse oder andere sensible Daten, dürfen ohne Einwilligung der betroffenen Miteigentümer nicht an andere Eigentümer weitergegeben werden.
2. Ausnahme: Informationen zur ordnungsgemäßen Verwaltung
   • Es gibt jedoch bestimmte Informationen, die zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Gemeinschaft erforderlich sein können und die der Verwalter den Miteigentümern zugänglich machen darf. Dazu gehören z.B. Beschlüsse der Eigentümerversammlung, in denen alle Miteigentümer genannt werden, oder Informationen über Zahlungsverpflichtungen (z.B. Rückstände beim Hausgeld), wenn diese die gesamte Gemeinschaft betreffen.
3. Transparenzpflicht vs. Datenschutz
   • Der Verwalter muss einen Balanceakt zwischen seiner Pflicht zur Transparenz gegenüber der Gemeinschaft und dem Schutz der Privatsphäre der einzelnen Miteigentümer wahren. Informationen, die für die Verwaltung der Gemeinschaft notwendig sind, dürfen in einem angemessenen Umfang weitergegeben werden, während persönliche Daten geschützt bleiben müssen.
4. Was der Verwalter weitergeben darf
   • Allgemeine Informationen über die Verwaltung der Gemeinschaft, Beschlussfassungen, den Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung.
   • Informationen über Versäumnisse bei Zahlungen von Wohngeld, wenn diese das gemeinschaftliche Interesse betreffen.
5. Was der Verwalter nicht weitergeben darf
   • Detaillierte persönliche Informationen über die Miteigentümer, wie z.B. Anschrift, Telefonnummer, finanzielle Verhältnisse oder andere private Daten, die nicht unmittelbar für die Verwaltung relevant sind.

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Rechtliche Grundlagen und Praxis

1. Auskunftsrecht gemäß WEG
   • Als Wohnungseigentümer haben Sie gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Dieses Recht umfasst grundsätzlich auch, dass Sie die Unterlagen einsehen und gegebenenfalls Kopien anfertigen können.
2. Zumutbarkeit und Praktikabilität
   • Der Verwalter kann verlangen, dass die Einsichtnahme in seinen Räumen erfolgt, insbesondere wenn es um umfangreiche oder sensible Dokumente geht. Dies ist oft sinnvoll, um sicherzustellen, dass die Unterlagen nicht verändert oder entnommen werden.
   • Jedoch sollte der Verwalter bei der Ausübung seines Ermessens auch die Zumutbarkeit für den Eigentümer berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise weit entfernt wohnen oder es Ihnen aus anderen Gründen schwerfällt, die Verwaltungsräume aufzusuchen, sollte der Verwalter eine pragmatische Lösung anbieten, wie z.B. die Zusendung von Kopien gegen Erstattung der Kosten.
3. Elektronische Auskünfte
   • In der heutigen Zeit ist es auch möglich, dass Auskünfte elektronisch erteilt werden, z.B. durch das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder über ein geschütztes Online-Portal, falls dies verfügbar ist. Die Möglichkeit, Auskünfte elektronisch zu erhalten, könnte eine zeitgemäße und bequeme Lösung sein.
4. Unverhältnismäßige Anforderungen
   • Sollte der Verwalter auf einem persönlichen Erscheinen bestehen, obwohl dies für Sie unzumutbar ist, könnte dies als unverhältnismäßig angesehen werden. In einem solchen Fall könnten Sie versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden, oder gegebenenfalls rechtliche Schritte in Erwägung ziehen, um Ihr Auskunftsrecht durchzusetzen.

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Die Frage nach der Zumutbarkeit der Anzahl der Auskunftsverlangen ist nicht pauschal zu beantworten und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gibt keine festen Obergrenzen für die Anzahl der zulässigen Auskunftsverlangen vor, sodass immer der Einzelfall betrachtet werden muss.

Faktoren, die die Zumutbarkeit beeinflussen

1. Häufigkeit der Anfragen
   • Wenn ein Wohnungseigentümer sehr häufig Auskünfte verlangt, die die Verwaltung erheblich belasten, könnte dies als unzumutbar angesehen werden. Eine gelegentliche Anfrage, insbesondere wenn sie begründet ist und sich auf unterschiedliche Aspekte der Verwaltung bezieht, wird hingegen in der Regel als zumutbar betrachtet.
2. Umfang der angeforderten Auskünfte
   • Der Umfang der angeforderten Informationen spielt ebenfalls eine Rolle. Wenn ein Eigentümer beispielsweise wiederholt umfangreiche Dokumente einsehen oder Kopien anfertigen möchte, kann dies für die Verwaltung aufwändig werden. Ein übermäßiges Verlangen nach Einsichtnahme, das die üblichen Verwaltungskapazitäten überschreitet, könnte als unzumutbar gewertet werden.
3. Art der Anfragen
   • Wenn die Anfragen des Eigentümers offensichtlich darauf abzielen, die Verwaltung zu belasten oder zu schikanieren (z.B. durch wiederholte Anfragen zu denselben Themen ohne neuen Sachverhalt), kann dies ebenfalls als unzumutbar gelten.
4. Berechtigtes Interesse
   • Die Zumutbarkeit hängt auch davon ab, ob der Eigentümer ein berechtigtes Interesse an den Informationen hat. Wenn die Anfragen im Zusammenhang mit relevanten Themen der Verwaltung stehen, die für den Eigentümer wichtig sind (z.B. Jahresabrechnungen, Instandhaltungsrücklagen, Beschlüsse der Eigentümerversammlung), ist es schwieriger, diese als unzumutbar abzulehnen.
5. Kapazitäten der Verwaltung
   • Die personellen und organisatorischen Kapazitäten der Hausverwaltung sind ebenfalls ein Faktor. Wenn eine Verwaltung aufgrund ihrer Größe oder anderer Verpflichtungen stark belastet ist, könnte dies die Zumutbarkeit beeinflussen. Allerdings muss die Verwaltung auch darauf vorbereitet sein, eine angemessene Anzahl von Anfragen zu bearbeiten.

Beispiele für Unzumutbarkeit

• Tägliche oder wöchentliche Anfragen, die denselben oder ähnliche Sachverhalte betreffen und zu keiner neuen Sachlage führen.
• Wiederholte Anfragen zu umfangreichen Dokumenten ohne ersichtlichen Grund.
• Anfragen mit dem Ziel, die Verwaltung zu stören oder zu schikanieren.

Rechtsfolgen bei Unzumutbarkeit

• Wenn die Anzahl und der Umfang der Auskunftsverlangen unzumutbar werden, könnte die Verwaltung das Auskunftsrecht einschränken. Dies sollte jedoch gut begründet und in transparenter Kommunikation mit dem Eigentümer erfolgen.
• Sollte der Eigentümer das Auskunftsverlangen für gerechtfertigt halten und die Verwaltung es verweigert, kann der Eigentümer rechtliche Schritte einleiten. In einem solchen Fall würde ein Gericht die Zumutbarkeit und das berechtigte Interesse abwägen.

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Muss die Hausverwaltung mir eine Liste aller Miteigentümer inklusive Anschrift überlassen?

Nein, der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist nicht verpflichtet, einem einzelnen Wohnungseigentümer eine Liste aller Miteigentümer mit deren Anschriften auszuhändigen. Die Herausgabe solcher Informationen unterliegt dem Datenschutz und dem Schutz personenbezogener Daten, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sind.

Gründe, warum der Verwalter die Herausgabe verweigern kann

1. Datenschutzrechtliche Bestimmungen (DSGVO)
   • Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, wozu auch die Namen und Anschriften der Miteigentümer gehören. Ohne eine entsprechende rechtliche Grundlage oder die Zustimmung der betroffenen Personen darf der Verwalter diese Daten nicht weitergeben.
   • Eine allgemeine Informationspflicht oder Transparenzpflicht der Verwaltung rechtfertigt nicht die Weitergabe solcher personenbezogenen Daten an Dritte, selbst wenn diese Dritten andere Miteigentümer sind.
2. Kein berechtigtes Interesse
   • Ein Wohnungseigentümer hat in der Regel kein berechtigtes Interesse daran, die privaten Kontaktdaten aller anderen Miteigentümer zu erhalten. Ein berechtigtes Interesse könnte nur vorliegen, wenn ein spezieller rechtlicher oder organisatorischer Grund vorliegt, der die Weitergabe der Daten notwendig macht. Selbst dann müsste der Verwalter abwägen, ob die Interessen des anfragenden Eigentümers schwerer wiegen als der Schutz der personenbezogenen Daten der anderen Miteigentümer.
3. Alternative Kommunikationswege
   • Wenn es darum geht, alle Miteigentümer über bestimmte Anliegen zu informieren, kann der Verwalter dies im Namen des anfragenden Eigentümers tun, ohne die Kontaktdaten weiterzugeben. Beispielsweise könnte der Verwalter ein Rundschreiben im Auftrag des Eigentümers versenden, ohne die Adressen der anderen Miteigentümer offenzulegen.

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