Als Wohnungseigentümer haben Sie Anspruch auf eine ordnungsgemäße Verwaltung. Dazu gehört auch, dass der Verwalter für die Eigentümergemeinschaft erreichbar ist, Anliegen entgegennimmt und auf Mängelmeldungen zeitnah reagiert. Doch was tun, wenn der Verwalter weder auf E-Mails noch auf Anrufe reagiert? Hier erfahren Sie, welche Rechte Sie haben, welche Schritte Sie einleiten können und wie Sie künftig vorbeugen.
Warum Erreichbarkeit so wichtig ist
Die Erreichbarkeit der Verwaltung ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern fester Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung (§ 27 WEG). Als Gemeinschaft sind die Wohnungseigentümer auf die Unterstützung des Verwalters angewiesen, um ihre Interessen wahrnehmen können und das Gemeinschaftseigentum zu erhalten. Ob es um dringende Reparaturen, Beschlussanträge für die nächste Eigentümerversammlung oder die Einforderung von Unterlagen geht – ohne Reaktion des Verwalters geraten Prozesse ins Stocken.
Schriftlich nachhaken und Frist setzen
Dokumentieren Sie zunächst alle Kontaktversuche – per Telefon, E-Mail oder Post. Das hilft Ihnen später als Nachweis. Formulieren Sie Ihr Anliegen dann schriftlich per Einschreiben mit Rückschein oder Einwurfeinschreiben. Setzen Sie eine angemessene Frist zur Reaktion (meist 7–14 Tage). Bleibt die Antwort aus, können Sie das Thema in die nächste Eigentümerversammlung tragen.
Eigentümerversammlung nutzen
Nach § 24 Abs. 2 WEG können mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung verlangen. Auf der Tagesordnung können Sie die mangelhafte Erreichbarkeit des Verwalters zum Thema machen, eine Abmahnung beschließen oder den Verwalter zur Stellungnahme auffordern.
Was tun bei Notfällen?
Kommt es zu einem Notfall wie einem Wasserrohrbruch oder Stromausfall, dürfen Eigentümer auch ohne Zustimmung des Verwalters handeln, um größeren Schaden abzuwenden. Die Gemeinschaft trägt die Kosten solcher Notmaßnahmen in der Regel, wenn sie erforderlich und angemessen sind. Wichtig ist, dass Sie Belege aufbewahren und die Maßnahme in der nächsten Versammlung darlegen.
Vertretung bei Abwesenheit sicherstellen
Auch wenn das Wohnungseigentumsgesetz keine ausdrückliche „Vertretungspflicht“ vorsieht, muss der Verwalter während längerer Abwesenheiten organisatorisch sicherstellen, dass die Verwaltung handlungsfähig bleibt. Dazu gehört, dass die Eigentümer zumindest in dringenden Fällen jemanden erreichen können, um Schäden abzuwenden oder wichtige Fragen zu klären.
Der Bundesgerichtshof hat dies in seinem Urteil vom 06.12.2019 (V ZR 295/16) klargestellt: „Der Verwalter ist verpflichtet, die ordnungsgemäße Verwaltung jederzeit sicherzustellen. Dazu gehört auch, dass er für die Eigentümer erreichbar ist und auf Anfragen reagiert.“
Eine wochen- oder gar monatelange Unerreichbarkeit ohne Vorsorge stellt somit eine Pflichtverletzung dar und kann gegebenenfalls sogar zur Abberufung des Verwalters führen.
Abmahnung, Abberufung und Schadensersatz
Bleibt der Verwalter weiterhin unerreichbar oder verletzt andere Pflichten, können die Eigentümer ihn abmahnen. Hilft auch das nicht, kann die Gemeinschaft den Verwalter mit einfacher Mehrheit nach § 26 WEG abberufen und einen neuen bestellen. Prüfen Sie jedoch vorher die Vertragsbedingungen, um mögliche Kosten einer vorzeitigen Vertragsauflösung zu kennen. Bei Schäden infolge seiner Unerreichbarkeit kann der Verwalter unter Umständen sogar schadenersatzpflichtig sein.
So wählen Sie künftig den richtigen Verwalter
Um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden, sollten Sie bei der nächsten Verwalterwahl auf Referenzen, Erreichbarkeit, digitale Kommunikationsmöglichkeiten und eine vertraglich festgelegte Vertretungslösung achten. Sinnvoll sind außerdem klare Regelungen im Verwaltervertrag zu Reaktionszeiten und Notfallregelungen.
Relevante Urteile
- BGH, Urteil vom 06.12.2019 – V ZR 295/16: Pflicht zur ordnungsgemäßen Verwaltung schließt Erreichbarkeit ein.
- AG München, Urteil vom 10.05.2017 – 485 C 23584/16 WEG: Pflichtverletzung bei dauerhafter Nichterreichbarkeit.
- LG Frankfurt/Main, Urteil vom 29.04.2021 – 2-13 S 77/20: Rechtmäßigkeit einer Abberufung wegen Kommunikationsmängeln.
