Erhebliche Bedeutung für die Praxis hat die Beschlußsammlung nach § 24 Abs. 7. Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut der in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung, der schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung und der Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 WEG mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien, soweit diese Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind.
Die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren. Sind sie angefochten oder aufgehoben worden, so ist dies anzumerken. Im Falle einer Aufhebung kann von einer Anmerkung abgesehen und die Eintragung gelöscht werden. Eine Eintragung kann auch gelöscht werden, wenn sie aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat. Die Eintragungen, Vermerke und Löschungen gemäß den Sätzen 3 bis 6 sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.
Die Sammlung dient in erster Linie potenziellen Kaufinteressenten und damit Rechtsnachfolgern des Alteigentümers zur Information. Da Beschlüsse - anders als Vereinbarungen - zu ihrer Wirksamwerdung nicht der Eintragung ins Grundbuch bedürfen, konnte ein Neueigentümer die oft durch langjährig bestehende Beschlüsse geprägte Rechtslage nicht ohne Weiteres erfahren. In der Praxis kam es in der Vergangenheit deshalb oft zu bösen Überraschungen bei der ersten Eigentümerversammlung. Daneben dient die neu eingeführte Beschlußsammlung auch der Information der Wohnungseigentümer und insbesondere einem (neuen) Verwalter.
Verwalter sollten die Pflege der Beschlußsammlung ernst nehmen und sorgfältig sein. Der Gesetzgeber misst der Beschlußsammlung einen so hohen Stellenwert bei, so hoch, dass in § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG erstmals ein Regelbeispiel für die Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund genannt wurde.
§ 26 Bestellung und Abberufung des Verwalters
(1) ... Die Abberufung des Verwalters kann auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt werden. Ein wichtiger Grund liegt regelmäßig vor, wenn der Verwalter die Beschluss-Sammlung nicht ordnungsmäßig führt. Andere Beschränkungen der Bestellung oder Abberufung des Verwalters sind nicht zulässig.
Formvorschriften
Vorgaben hinsichtlich der Form gibt es nicht. Die Sammlung kann in schriftlicher Form etwa als Aktenordner oder in elektronischer Form als Computerdatei geführt werden. Wichtig ist die jederzeitige Möglichkeit der Einsichtnahme durch die Wohnungseigentümer oder bevollmächtigte Dritte. Weiter sind die Beschlüsse unverzüglich - d.h. hier ohne schuldhaftes Verzögern - einzutragen, zudem müssen die Beschlüsse durchnummeriert werden.
Müssen die Beschlüsse jeder Wohnungseigentümerversammlung eingetragen werden?
Ja, einzutragen sind die Beschlüsse der
- jährlichen ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung,
- jeder außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung sowie Beschlüsse,
- die im Umlaufverfahren beschlossen wurden.
Daneben müssen alle gerichtlichen Urteilsformeln aufgenommen werden. Die Aufnahme der gerichtlichen Beschlüsse ist wichtig, da nach § 10 Abs. 4 WEG gerichtliche Entscheidungen gegen Rechtsnachfolger auch ohne Eintragung in das Grundbuch gelten und somit ein potentieller Käufer nicht wissen kann, welche Gerichtsverfahren mit welchem Ausgang es in der Vergangenheit gegeben hat.
Welche Beschlüsse müssen eingetragen werden?
Einzutragen sind alle Beschlüsse, auch die Negativbeschlüsse*. Hinzu kommen die unter "Sonstiges" oder "Verschiedenes" gefassten Beschlüsses. Lediglich Organisationsbeschlüsse (Schriftführer, Feststellung der Versammlungsfähigkeit, Rauchverbot etc.) müssen nicht aufgenommen werden.
*Bei einem Negativbeschluss handelt es sich um einen Beschluss, mit dem ein Beschlussantrag in der Wohnungseigentümerversammlung mehrheitlich abgelehnt wurde. Entgegen früherer Rechtsauffassung ist ein solcher Negativbeschluss anfechtbar und kann mit dem Feststellungsantrag verbunden werden, dass ein positiver Beschluss zustande gekommen ist (BGH, Beschl. v. 23.8.2001, V ZB 10/01).
Wer führt die Beschluss-Sammlung?
Das Führen der Beschluss-Sammlung ist in erster Linie Aufgabe des WEG-Verwalters. Ist kein Verwalter bestellt, hat diese Aufgabe der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung oder der per Mehrheitsbeschluss dazu bestimmte Miteigentümer vorzunehmen. Übrigens, die Beschlußsammlung zählt zu den originären Verwalteraufgaben. Die vielfach geforderte Extravergütung der Verwalter ist nicht zulässig.
