Wenn ihr als kleine Eigentümergemeinschaft euch selbst verwaltet und keine professionelle Hausverwaltung habt, müsst ihr die Einladungen zur Eigentümerversammlung nach den gesetzlichen Vorgaben im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) selbst organisieren. Hier sind die Schritte, die ihr beachten solltet.
1. Einberufungsberechtigung
Grundsätzlich ist der Verwalter zur Einberufung der Eigentümerversammlung berechtigt. Da ihr keine Hausverwaltung habt, übernimmt in der Regel der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats diese Aufgabe. Da auch kein Beirat existiert, kann die Versammlung von einem Eigentümer einberufen werden.
2. Form der Einladung
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss schriftlich erfolgen. Dies kann per Brief, E-Mail oder andere schriftliche Kommunikationswege geschehen, sofern alle Eigentümer einverstanden sind. Achtet darauf, dass die Einladung nachweisbar zugestellt wird (z. B. per Einschreiben, wenn es Bedenken gibt).
3. Fristen
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss mit einer Frist von mindestens drei Wochen vor dem geplanten Versammlungstermin zugestellt werden, um allen Eigentümern ausreichend Vorbereitungszeit zu geben. Abweichungen von dieser Frist sind möglich, wenn dies in der Gemeinschaftsordnung festgelegt ist.
4. Inhalt der Einladung
Die Einladung muss bestimmte Informationen enthalten:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
- Tagesordnungspunkte (TOP), die besprochen und beschlossen werden sollen. Nur über Themen, die in der Tagesordnung stehen, darf entschieden werden. Mögliche Punkte sind z. B. Jahresabrechnungen, Entlastung des Verwalters (wenn vorhanden), Instandhaltungsmaßnahmen, Hausgeldanpassungen usw.
5. Vollmachten
Wenn ein Eigentümer nicht an der Versammlung teilnehmen kann, sollte er die Möglichkeit haben, eine **Vollmacht** zu erteilen. Dies muss ebenfalls in der Einladung erwähnt werden.
6. Rückmeldungen und Anwesenheit
Es sollte auch eine Rückmeldefrist geben, falls jemand nicht teilnehmen kann, damit ihr im Voraus einschätzen könnt, ob die Versammlung beschlussfähig ist.
7. Zusammenstellung der Unterlagen
Alle relevanten Unterlagen (wie der Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, oder Vorschläge für Beschlüsse) sollten idealerweise vorab zur Verfügung gestellt werden, damit sich die Eigentümer darauf vorbereiten können.
Durch diese Schritte wird die ordnungsgemäße Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung sichergestellt.
Wenn ihr weder eine Hausverwaltung nochh einen Verwaltungsbeirat habt, liegt die Verantwortung für die Einberufung der Eigentümerversammlung bei den Eigentümern selbst, insbesondere bei demjenigen, der in der Gemeinschaft dies nach Absprache übernimmt. Folgendes Vorgehen könnt ihr in diesem Fall wählen:
1. Wer lädt zur Versammlung ein?
Ohne Verwalter oder Beirat kann grundsätzlich jeder Eigentümer die Versammlung einberufen, wenn dies im Interesse der Gemeinschaft erforderlich ist. Oft wird dies von einem Eigentümer mit einer besonderen Rolle (z. B. dem Vorsitzenden der Gemeinschaft, falls vorhanden) übernommen. Wenn keiner explizit bestimmt wurde, sollten sich die Eigentümer untereinander absprechen, wer die Einladung übernimmt.
2. Gemeinsame Einberufung
Wenn sich mehrere Eigentümer einig sind, dass eine Versammlung notwendig ist, können diese gemeinsam die Einberufung der Eigentümerversammlung organisieren. Dies könnte durch eine einfache Abstimmung unter den Eigentümern erfolgen, um die Verantwortung für die Einladung festzulegen.
3. Initiative ergreifen
Falls kein Konsens besteht oder sich niemand verantwortlich fühlt, kann jeder Eigentümer aus der Gemeinschaft selbst aktiv werden. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sieht vor, dass ein Eigentümer eine Versammlung einberufen kann, wenn das Interesse der Gemeinschaft es erfordert. Zum Beispiel, wenn wichtige Entscheidungen anstehen (z. B. Sanierungen, Jahresabrechnungen) oder wenn es seit längerer Zeit keine Versammlung gab.
4. Einladung nach den formellen Vorgaben
Unabhängig davon, wer die Einladung verschickt, müsst ihr die formellen Anforderungen gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) einhalten:
- Schriftliche Einladung (per Brief oder E-Mail, je nachdem, wie die Eigentümergemeinschaft dies festgelegt hat)
- Dreiwöchige Einladungsfrist
- Angabe des Datums, der Uhrzeit und des Ortes
- Tagesordnung (nur Punkte, die auf der Tagesordnung stehen, können beschlossen werden)
5. Vorbereitung der Tagesordnung
Es ist wichtig, dass derjenige, der die Einladung verschickt, mit den anderen Eigentümern im Vorfeld abspricht, welche Themen besprochen werden sollen, um sicherzustellen, dass die Tagesordnung vollständig ist. Typische Punkte können sein:
- Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan
- Jahresabrechnung
- Instandhaltungsmaßnahmen
- Wahlen (falls ein Beirat gewählt werden soll)
6. Beschlussfähigkeit
Auch ohne Beirat ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig, wenn die formellen Voraussetzungen eingehalten werden. Beschlüsse können wie gewohnt in der Versammlung gefasst werden, sofern die notwendigen Mehrheiten erreicht werden.
7. Protokollführung
Es muss jemand bestimmt werden, der das Protokoll führt. Ohne Verwalter oder Beirat kann dies ein Eigentümer übernehmen. Wichtig ist, dass das Protokoll die gefassten Beschlüsse sowie das Abstimmungsergebnis festhält.
Falls keine klaren Zuständigkeiten festgelegt sind, kann es sinnvoll sein, dass ihr in der nächsten Versammlung über die Wahl eines Beirats oder die Organisation einer externen Verwaltung nachdenkt, um die Abläufe zu erleichtern.
Neue Regelung zur Beschlussfähigkeit seit der WEG-Reform 2020
Nach der Reform des WEG ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, unabhängig davon, wie viele Eigentümer anwesend sind (§ 25 Abs. 1 WEG n.F.). Das bedeutet, dass eine Versammlung auch dann gültige Beschlüsse fassen kann, wenn nur ein Eigentümer erscheint, solange die formellen Voraussetzungen (korrekte Einladung, fristgerechte Zustellung usw.) eingehalten wurden.
Was bedeutet das für eure Situation?
Wenn nur ein Eigentümer zur Versammlung erscheint, ist die Versammlung trotzdem beschlussfähig. Dieser anwesende Eigentümer kann somit gültige Beschlüsse fassen, sofern er in der Versammlung für die Punkte auf der Tagesordnung abstimmt.
Wichtige Punkte, die beachtet werden müssen:
- Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss weiterhin form- und fristgerecht erfolgen.
- Die Tagesordnung muss in der Einladung klar benannt sein, da nur über Punkte auf der Tagesordnung abgestimmt werden kann.
- Der anwesende Eigentümer darf über die Tagesordnungspunkte entscheiden, es sei denn, besondere Mehrheiten sind für bestimmte Beschlüsse erforderlich (z. B. eine qualifizierte Mehrheit bei baulichen Veränderungen).
Fazit:
Nach dem neuen WEG-Recht seit 2020 ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, auch wenn nur ein Eigentümer anwesend ist. Das alte Prinzip der Beschlussfähigkeit nach Anwesenheit der Mehrheit der Miteigentumsanteile ist nicht mehr gültig.
Eine Einladung zur Eigentümerversammlung sollte alle wichtigen Informationen klar und verständlich enthalten, um sicherzustellen, dass sie form- und fristgerecht ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hier ist ein Beispiel für eine formelle Einladung zur Eigentümerversammlung, basierend auf dem aktuellen WEG-Recht:
Mustereinladung zur Eigentümerversammlung
[Name der Eigentümergemeinschaft]
[Adresse der Wohnanlage]
An alle Wohnungseigentümer der Eigentümergemeinschaft [Name/Adresse]
Ort, Datum: [Datum]
Einladung zur Eigentümerversammlung
Sehr geehrte Eigentümerinnen und Eigentümer,
hiermit lade ich Sie gemäß § 24 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) zur ordentlichen Eigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft [Name/Adresse] ein.
Die Versammlung findet statt am:
Datum: [Datum der Versammlung]
Uhrzeit: [Beginn der Versammlung]
Ort: [Veranstaltungsort, z. B. Gemeinschaftsraum, Restaurant, Online-Konferenz]
Tagesordnung:
1. Eröffnung und Begrüßung
2. Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und Beschlussfähigkeit
3. Genehmigung der Tagesordnung
4. Bericht über das abgelaufene Wirtschaftsjahr
- Vorstellung der Jahresabrechnung
- Diskussion und Beschlussfassung über die Jahresabrechnung
5. Entlastung des Verwalters / Eigentümergemeinschaftsorgan (falls relevant)
6. Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan für das nächste Jahr
7. Instandhaltungsmaßnahmen
- Vorschläge und Diskussion geplanter Maßnahmen
- Beschlussfassung über die Instandhaltungsmaßnahmen
- Wahl eines Verwaltungsbeirats, falls geplant]
Hinweis:
Sollten Sie persönlich an der Versammlung nicht teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, eine andere Person oder einen Miteigentümer schriftlich zu bevollmächtigen, in Ihrem Namen abzustimmen. Bitte senden Sie in diesem Fall die beigefügte Vollmacht ausgefüllt und unterschrieben bis zum [Datum] an die folgende Adresse zurück:
[Adresse für Rücksendung der Vollmacht]
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des einladenden Eigentümers]
[Kontaktinformationen, falls Rückfragen bestehen]
Anmerkungen
1. Fristgerechte Einladung: Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin verschickt werden (falls nichts anderes in der Gemeinschaftsordnung steht).
2. Tagesordnung: Die Tagesordnungspunkte müssen präzise und klar sein, da nur über diese Punkte Beschlüsse gefasst werden können. Ihr könnt auch zusätzliche Punkte wie "Verschiedenes" oder "Sonstiges" aufnehmen, falls es kleinere Angelegenheiten gibt, die diskutiert werden sollen, aber es dürfen keine Beschlüsse über Dinge gefasst werden, die nicht in der Tagesordnung stehen.
3. Beschlussfähigkeit: Laut neuem WEG-Recht ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Anzahl der anwesenden Eigentümer immer beschlussfähig.
4. Vollmacht: Ein Abschnitt zur Erteilung einer Vollmacht ist hilfreich, falls Eigentümer nicht persönlich teilnehmen können.
Mit dieser Vorlage könnt ihr sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen in der Einladung enthalten sind und die formellen Anforderungen eingehalten werden.
Können die Wohnungseigentümer die Tagesordnung während der Eigentümerversammlung erweitern?
Grundsätzlich kannst du die Tagesordnung nicht einfach während der Versammlung erweitern. Dies liegt daran, dass die Tagesordnung den Eigentümern vorab mit der Einladung zur Eigentümerversammlung bekannt gemacht wird, damit sich alle darauf vorbereiten und entscheiden können, ob sie teilnehmen oder sich vertreten lassen möchten.
Allerdings gibt es zwei Ausnahmen, unter denen du die Tagesordnung erweitern kannst:
1. Alle Eigentümer sind anwesend oder vertreten und stimmen einstimmig zu.
Wenn alle Eigentümer anwesend oder durch Vollmacht vertreten sind und einstimmig der Erweiterung der Tagesordnung zustimmen, kann diese während der Versammlung erweitert werden. In diesem Fall kann die Gemeinschaft über weitere Themen abstimmen, die nicht in der ursprünglichen Einladung standen.
2. Keine Beschlüsse über wesentliche Angelegenheiten
Auch wenn die Eigentümer einstimmig einer Erweiterung der Tagesordnung zustimmen, sollte klar sein, dass wichtige oder grundlegende Angelegenheiten in der Regel nicht ohne vorherige Ankündigung beschlossen werden dürfen. Dazu zählen:
- Bauliche Veränderungen
- Änderungen der Gemeinschaftsordnung
- Grundlegende Vertragsänderungen
Diese Themen erfordern oft spezielle Mehrheiten und müssen den Eigentümern frühzeitig angekündigt werden, damit sie sich ausreichend vorbereiten können.
- Ja, du kannst die Tagesordnung erweitern, wenn alle Eigentümer anwesend oder vertreten sind und einstimmig zustimmen.
- Wenn nicht alle Eigentümer anwesend sind oder nicht alle zustimmen, ist eine Erweiterung der Tagesordnung nicht möglich.
- Für kleinere und weniger weitreichende Entscheidungen ist die Erweiterung der Tagesordnung bei einstimmiger Zustimmung aller Eigentümer meist unproblematisch.
3. Begründung für die Änderung
Auch wenn alle Eigentümer anwesend sind und einstimmig zustimmen, sollte klar sein, warum dieser Punkt erst in der Versammlung und nicht bereits in der Einladung aufgenommen wurde. Transparenz und klare Kommunikation sind wichtig, um spätere Unzufriedenheit oder Anfechtungen zu vermeiden.
4. Dokumentation im Protokoll
Wenn die Tagesordnung erweitert wird, muss dies im Versammlungsprotokoll klar dokumentiert werden. Es sollte festgehalten werden, dass alle Eigentümer anwesend waren und der Erweiterung der Tagesordnung einstimmig zugestimmt haben.
Fazit zur Erweiterung der Tagesordnung
Du kannst die Tagesordnung während der Versammlung erweitern, wenn alle Eigentümer anwesend oder vertreten sind und einstimmig zustimmen. Es ist jedoch ratsam, dies nur bei weniger wichtigen Punkten zu tun, um Missverständnisse oder spätere Anfechtungen zu vermeiden.
