Was kostet die Eigentümer eine WEG-Verwaltung?

Es ist mittlerweile gängige Praxis, die Verwaltervergütung der Eigentümergemeinschaft gleichmäßig auf die Einheiten zu verteilen, sodass jedes Sondereigentum oder Teileigentum mit dem gleichen Honorarsatz belastet wird. Dem zu Grunde liegt die Annahme, dass der Verwaltungsaufwand unabhängig von der Größe der Miteigentumsanteile für jede Einheit identisch ist. Aber, was gängige Praxis ist, ist noch lange nicht rechtens.

So manche Gemeinschaftsordnung sieht für die Verwaltervergütung, wie auch für alle anderen Bewirtschaftungskosten der Anlage, die Verteilung nach Miteigentumsanteilen vor. Daran muss sich die Eigentümergemeinschaft zunächst einmal halten. Auch nicht unüblich, die Gemeinschaftsordnung schweigt sich zum Thema Verteilung der Bewirtschaftungskosten aus. Auch hier gilt dann die Verteilung nach § 16 Abs. 2 WoEigG, die Verwaltergebühren sind, wie alle anderen Kosten, nach Miteigentumsanteilen zu verteilen.

Vor Abschluss eines Verwaltervertrages lohnt sich also der Blick in die Unterlagen. Denn sonst könnte es der Eigentümergemeinschaft passieren, dass ein Miteigentümer mit geringen Miteigentumsanteilen die falsche Kostenverteilung vor Gericht anficht und damit auch erfolgreich ist. Dies gilt übrigens auch dann, wenn die Gemeinschaft sich auf den Verwaltervertrag beruft, in dem eine Verteilung nach Einheiten vereinbart wurde. Es ist unerheblich, was dort steht, ein Verwaltervertrag stellt keine abändernde Vereinbarung dar, denn er betrifft nur das Außenverhältnis Hausverwaltung und Eigentümergemeinschaft. Um von der Verteilung nach Miteigentumsanteilen zu einer Verteilung nach Einheiten zu kommen, hilft nur die Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft zur Änderung des Umlageschlüssels.

Was hat die Hausverwaltung für das Entgelt zu leisten?

Grundsätzlich gilt, dass eine Hausverwaltung keine Sondervergütung für Arbeiten verlangen kann, die zum Pflichtenkatalog eines Verwalters gehören, hierzu gehören inklusive der notwendigen Nebenarbeiten:

• 1. Erstellung des Wirtschaftsplans: Die Verwaltung muss jährlich einen Wirtschaftsplan erstellen, der die voraussichtlichen Kosten für das kommende Jahr enthält, einschließlich Rücklagen, Instandhaltung und Betriebskosten​(

  2. Buchführung und Abrechnung: Die Verwaltung ist für die Buchhaltung der WEG verantwortlich, einschließlich der Erstellung der Jahresabrechnung und der individuellen Einzelabrechnungen für die Eigentümer​

  3. Durchführung von Eigentümerversammlungen: Die Verwaltung organisiert mindestens eine jährliche Eigentümerversammlung, in der wichtige Beschlüsse gefasst werden. Dazu gehört auch die Vorbereitung der Tagesordnung und die Führung des Protokolls​

  4. Umsetzung von Beschlüssen: Die Verwaltung ist dafür zuständig, die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse umzusetzen. Das kann die Beauftragung von Handwerkern, Instandhaltungsmaßnahmen oder sonstige organisatorische Aufgaben umfassen​

     Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen: Dazu gehört die Überwachung des baulichen Zustands des Gemeinschaftseigentums und die Einleitung notwendiger Reparaturen oder Wartungsarbeiten​

  5. Führung der Beschluss-Sammlung: Es muss eine Beschluss-Sammlung geführt werden, in der alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung dokumentiert und archiviert werden​

  6. Vertragsmanagement: Die Verwaltung schließt Verträge im Namen der Eigentümergemeinschaft ab, etwa mit Dienstleistern wie Hausmeistern oder Reinigungsfirmen​

  7. Rechtliche Vertretung der Gemeinschaft: Bei rechtlichen Auseinandersetzungen vertritt die Verwaltung die Interessen der WEG gegenüber Dritten, Behörden oder auch vor Gericht​

  Selbstverständlich sind anfallende Porto-, Telefon-, Kopier- und Telefaxkosten zu den zuvor genannten Kardinalpflichten mit dem Grundhonorar abgedeckt.

Zeitgemäße Hausverwalterverträge sind deshalb zweigeteilt. Zum einen werden die Grundleistungen der Verwaltung definiert, sie sind mit dem Verwalterhonorar abgegolten und zum anderen werden für diverse Zusatzleistungen Sonderhonorare vereinbart. Hier sollten die Eigentümer genauer hinschauen.

Ein Urteil zu den Sondervergütungen der WEG Verwaltungen gab es vom Bundesgerichtshof im Jahr 2021(V ZR 215/20)

In dem BGH-Urteil vom 11. Juni 2021 (Az. V ZR 215/20) werden konkrete Angaben zur möglichen Höhe der Sondervergütung für WEG-Verwalter gemacht. Hier sind die relevanten Passagen:

1. Durchführung zusätzlicher Eigentümerversammlungen: Für jede weitere Versammlung über die ordentliche Jahresversammlung hinaus erhält der Verwalter eine Sondervergütung von 700 Euro.
   
   2. Kaufmännische Betreuung von Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen: Bei einer Bausumme ab 10.000 Euro wird ein Honorar von 4 % der Bruttobausumme berechnet. Falls ein externer Ingenieur oder Architekt mit der Bauleitung beauftragt wird, reduziert sich das Honorar auf 2 % der Bruttobausumme.
   
   3. Tätigkeiten bei gerichtlichen Auseinandersetzungen: Der Verwalter erhält einen **Stundensatz von 65 Euro, wobei Auslagen wie Kopierkosten und Porto erstattet werden müssen.
   
   4. Abwicklung von Versicherungsschäden: Die Sondervergütung beträgt 4 % der Schadenssumme, jedoch maximal 5.000 Euro pro Jahr, wenn auch Sondereigentum betroffen ist. Sollte der Versicherer Regiekosten übernehmen, entfällt die Pflicht zur Zahlung durch die Eigentümergemeinschaft.

Ein weiterer wichtiger Punkt aus dem **BGH-Urteil vom 11. Juni 2021 (Az. V ZR 215/20) ist die Begrenzung des finanziellen Risikos für die einzelnen Wohnungseigentümer. Der BGH betont, dass die Übertragung von Entscheidungskompetenzen an den Verwalter nur zulässig ist, wenn das finanzielle Risiko für die Wohnungseigentümer überschaubar bleibt. Im konkreten Fall war die Belastung pro Einheit auf eine niedrige dreistellige Summe begrenzt, was als angemessen und überschaubar bewertet wurde.

Zudem stellt der BGH klar, dass die Übertragung der Entscheidungskompetenz über Instandhaltungsmaßnahmen und die Beauftragung von externen Fachleuten durch den Verwalter rechtens ist, solange die Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung sind und im Rahmen eines festgelegten Budgetlimits bleiben.

Diese Klarstellungen gewährleisten, dass Verwalter zwar erweiterte Befugnisse erhalten können, diese jedoch immer im Rahmen bleiben müssen, um die Eigentümer vor unkontrollierbaren Kosten zu schützen.

Weitere mögliche Zusatzleistungen

• Außerordentlichen Eigentümerversammlungen, wenn sie nicht durch den Verwalter verursacht wurden.
• Zusatzvergütungen für Mahnungen von Wohngeldbeträgen oder die gerichtliche Geltendmachung von Rückständen.
• Erstellung einer Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG.
• Zustimmungserklärung bei Eigentümerwechsel.
• Kostenerstattung für die Aufwendungen, die mit der Information der Wohnungseigentümer über ein gerichtliches Verfahren nach § 27 Abs. 1 Nr. 7 verbunden sind.
• Aufwandsentschädigungen, wenn ein Wohnungseigentümer Belege als Kopie angefertigt oder zugesandt haben möchte.
• Aufbewahrung alter Abrechnungsunterlagen.
• Anfertigung von Kopien
• Zusendung regelmäßig aktualiserter Eigentümerlisten, wenn es hierzu einen Beschluss der Gemeinschaft gibt.
• Mahnkosten: 12,50 Euro zzgl. MwSt. hält das AG Düsseldorf für angemessen (OLG Düsseldorf vom 14.10.1998 – 3 Wx 169/98).

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Beschluss-Sammlung: Viele WEG-Verwaltungen möchten für das Führen der Beschlusssammlung eine Sondervergütung in die Verträge schreiben. Das ist nicht zulässig, die Pflege und Fortführung der Beschlusssammlung ist originäre Verwalteraufgabe (§ 24 Abs. 8 Satz 1 WoEigG). Ob gedruckt, elektronisch auf dem PC des Hausverwalters oder in der Cloud, dass ist vom Gesetzgeber nicht vorgegeben und liegt im Ermessen der Eigentümer! Achten sie als Eigentümergemeinschaft also bei Abschluss des Verwaltervertrages darauf, was ihnen die WEG-Verwaltung für kostenneutrale Angebote zur Beschlusssammlung anbietet.

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Welche Vergütungshöhe kann die Hausverwaltung denn nun ansetzen?

Es herrscht Vertragsfreiheit. Höhe und Zulässigkeit einer vereinbarten Sondervergütung oder eines Verwalterhonorars werden deshalb oft erst in einem gerichtlichen Verfahren überprüft. Zur Höhe des Verwaltungshonorars oder der Sondervergütung schauen die Gerichte dann auch auf den § 138 BGB – Wucher oder Sittenwidrigkeit. Wucher wird jedoch erst angenommen, wenn ein marktübliches Honorar etwa zu 100% überschritten wird (Vgl. Heinrichs in Palandt, BGB, § 138 Rz. 34a m.w.N.). Die Eigentümergemeinschaft hat also einen weiten Ermessenspielraum und die Gerichte sehen es nicht als ihre Aufgabe an, den monetären Ermessenspielraum der Eigentümergemeinschaft einzuengen. Die Eigentümer müssen nicht die billigste WEG-Verwaltung nehmen.

Sie sollten  die Angebote der Hausverwaltungen vergleichen. Was ist im Grundhonorar enthalten? Welche Sondervergütungen werden im Vertrag aufgeführt? Fragen sie ruhig den Hausverwalter, wenn eine Vergütungshöhe aus dem Rahmen fällt.

Was uns noch auf dem Herzen liegt - die Kontoführung der Eigentümergemeinschafft! Fragen sie ihre Hausverwaltung in spe auch nach den Kontoführungsgebühren, die im Jahr für die Liegenschaft anfallen. Wir hatten schon Eigentümergemeinschaften, die mit einigen hundert Euro jährlich belastet wurden. Jede Bankbewegung führte zu einem Kontoauszug, der mit der Post verschickt wurde. Das muss nicht sein! Es gibt Bankinstitute, die sich auf die Wohnungswirtschaft spezialisiert haben und die Konten kostenfrei führen und sogar noch eine kleine Verzinsung des laufenden Hausgeldkontos anbieten.

Hast du auch ein paar konkrete Zahlen zu den Kosten einer Hausverwaltung?

Die Kosten für die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung) in Deutschland liegen typischerweise zwischen 18 und 30 Euro pro Monat und Wohneinheit. Dies entspricht jährlichen Kosten von etwa 216 bis 360 Euro pro Wohnung. Diese Gebühren decken in der Regel die grundlegenden Verwaltungsaufgaben ab, die gesetzlich vorgeschrieben sind, wie zum Beispiel die Buchführung, die Erstellung von Wirtschaftsplänen, die Abrechnung der Betriebskosten und die Durchführung von Eigentümerversammlungen.

Die genauen Kosten können je nach Anzahl der Wohnungen, Lage der Immobilie und dem Umfang der erbrachten Leistungen variieren. In kleineren Eigentümergemeinschaften oder in Regionen mit höherem Verwaltungsaufwand können die Preise pro Wohnung höher ausfallen. Auch zerstrittene Gemeinschaften oder Häuser mit hohem Instandhaltungsbedarf treiben die Preise in die Höhe.

Hier können Angebote eingeholt werden:

https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/hausverwaltung-kosten/
https://erste-hausverwaltung.de/weg-verwaltung/
https://www.immobilien-erfahrung.de/hausverwaltung-kosten-berechnung-steuererklaerung-eigentuemer-vermieter/

Einzelfragen

Im Hausverwaltervertrag findet sich der Passus, dass die Verwaltergebühr der allgemeinen Verwaltungskostenentwicklung angepasst wird, wo finde ich die Statistik?
Das wissen wir auch nicht! Eine gewisse Zeit war diese Formulierung in fast jedem formularmäßigen Hausverwaltervertrag enthalten, bis sie vom OLG Düsseldorf gekippt wurde. Es gibt keine allgemeine Verwaltungskostenentwicklung, damit ist die Regelung zu unbestimmt und verstößt gegen § 307 Abs. 1 BGB (OLG Düsseldorf vom 25.01.2005, I-3 Wx 326/04).

Übrigens, das oben Gesagte gilt auch, wenn im Verwaltervertrag eine einseitige Anhebung de Verwalterhonorars vertraglich vereinbart wurde. Auch hier greift wieder die Allzweckwaffe § 307 Abs. 1 BGB. Überraschend, unbestimmt, unwirksam.

Unsere Hausverwaltung speist die Anhebung der Verwaltervergütung vorab in den Wirtschaftsplan ein und lässt dann beschließen.
Nein, das geht nicht, damit kommt keine rechtswirksame Anhebung des Verwalterhonorars zustande (LG Mainz vom 29.6.2004 – 3 T 180/03).

Unser Hausverwalter ist jetzt eine GmbH. Haben wir da nicht ein Wörtchen mitzureden?
Ja, gerade bei einem Wechsel der Unternehmensform. Wohnungseigentümer sind nicht verpflichtet, sich eine andere Person als Verwalter aufdrängen zu lassen. Dies gilt erst recht nicht dann, wenn ein Unternehmen seinen „Kundenstamm” an ein anderes Unternehmen verkauft.

Ich bin mit der Bestellung der neuen Hausverwaltung nicht einverstanden, was kann ich tun?
Immer wieder trifft die Eigentümergemeinschaft aus der Sicht des einen oder anderen Miteigentümers eine falsche oder gar unwirksame Entscheidung zur Hausverwalterbestellung. Dann kann eine Anfechtung des Beschlusses zur Verwalterbestellung für den oder die Eigentümer die Lösung sein.