Der Verwaltungsbeirat oder auch Eigentümerbeirat genannt, stellt neben Wohnungseigentümergemeinschaft und Hausverwaltung das dritte Organ der Verwaltung der Eigentümergemeinschaft dar. Eine Bestellung ist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben. Der Beirat ist von Gesetz wegen somit freiwilliges Verwaltungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Anzahl der Beiratsmitglieder - Neu
Ab November 2020 sieht die gesetzliche Regelung lediglich vor, dass Wohnungseigentümer durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden können. Hat der Verwaltungsbeirat mehrere Mitglieder, ist ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Die bisherige Mindestanzahl an Verwaltungsbeiräten wurde gestrichen.
Auch wenn es praktisch ist, eine „Blockwahl“, in der sich zum Beispiel zwei Personen als Team zur Wahl stellen, ist nicht zulässig, sonst müssten auch unliebsame Kandidaten mitgewählt werden. Über die Wahl jedes Beiratsmitglieds muss einzeln abgestimmt werden. Als Kandidat dürfen sie sich auch ruhig selbst wählen. Nur bei der Entlastung des Verwaltungsbeirates auf der Eigentümerversammlung haben sie sich der Stimme zu enthalten.
Auf abweichende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung achten
Wohnungseigentümer sollten darauf achten, dass in der Gemeinschaftsordnung abweichende Regelungen zur Bestellung des Verwaltungsbeirates, zur Anzahl der notwendigen Beiratsmitglieder oder zu den notwendigen Stimmenmehrheiten getroffen sein können. So kann es sein, dass die Bestellung eines Verwaltungsbeirates auf Dauer ausgeschlossen oder auch zwingend vorgeschrieben ist. Oder in einer großen Wohnungseigentümergemeinschaft müssen fünf oder mehr Beiratsmitglieder gewählt werden. Diese Vereinbarungen haben Vorrang vor der gesetzlichen Regelung.
Wer darf sich in den Verwaltungsbeirat wählen lassen
Der Verwaltungsbeirat besteht aus Wohnungseigentümern. Wegen der grundsätzlichen Interessenkollision kann ein Hausverwalter, auch nicht wenn er zugleich Eigentümer ist, in den Beirat gewählt werden. Ein dahingehender Beschluss ist nichtig (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 22.09.1983, 3 W 76/83). Dies gilt auch für die Gesellschafter oder Geschäftsführer eine Hausverwaltungs-GmbH, die eine Eigentumswohnung in der Anlage besitzen.
Auch diese Konstellation gab es schon: Der Ehemann einer Miteigentümerin, selbst nicht Mitglied der Gemeinschaft, wurde in den Verwaltungsbeirat gewählt. Wählt eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Nicht-Wohnungseigentümer in den Beirat, so ist der entsprechende Beschluss der Wohnungseigentümer entgegen der Gemeinschaftsordnung nicht nichtig, sondern nur innerhalb der Anfechtungsfrist anfechtbar (KK-WEG/Abramenko, § 29 Rn. 31).
Kein Eigentümer stellt sich zur Wahl
Ist durch die Gemeinschaftsordnung nicht zwingend ein Verwaltungsbeirat vorgesehen, besteht auch kein Anspruch auf Bestellung eines Verwaltungsbeirates. Ein einzelner Wohnungseigentümer kann also nicht vor Gericht auf Bestellung klagen (OLG Düsseldorf NJW-RR 1991, 594, 595).
Dies gilt selbstverständlich auch, wenn sich keine Mehrheit für die Bestellung eines Beirates findet. Hier kann die bei der Abstimmung unterlegene Minderheit auch im Rahmen ihres Anspruchs auf ordnungsgemäße Verwaltung nicht verlangen, dass eine Bestellung durch das Gericht vorgenommen wird, wie es bei der Verwalterbestellung verlangt werden kann (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 31.08.1990, Wx 257/90).
Finden sich keine Kandidaten fällt der Beirat schlicht unter den Tisch. Die Eigentümergemeinschaft hat dann keinen Verwaltungsbeirat, denn niemand kann gegen seinen Willen aufgestellt und in den Verwaltungsbeirat gewählt werden.
Dauer der Bestellung
Eine gesetzliche Regelung über die Dauer des Bestellungszeitraumes besteht nicht. Es ist also ratsam, die Dauer der Bestellung mit einem „Verfallsdatum“ auszustatten, da sonst die Bestellung auf unbestimmte Zeit anzusehen ist. Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich, die Beiratsbestellung mit der nächsten ordentlichen Eigentümerversammlung zu verknüpfen.
Ende der Bestellung
Ist die Bestellung nicht mit einem Verfallsdatum versehen, kann die Abberufung zu jeder Zeit mit einfacher Mehrheit in der Eigentümerversammlung erfolgen. Dies gilt für einzelne Mitglieder ebenso wie für den gesamten Beirat (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 10.06.1987, 3 W 53/87). Ein entsprechender Beschlussantrag sollte als Tagesordnungspunkt vermerkt sein.
Ausscheiden eines Beiratsmitgliedes aus der Eigentümergemeinschaft
Scheidet ein Eigentümer, der Mitglied des Verwaltungsbeirates ist, aus der Wohnungseigentümergemeinschaft aus, weil er beispielsweise seine Wohnung verkauft hat und somit nicht mehr Teil der Eigentümergemeinschaft ist, scheidet er damit auch grundsätzlich aus dem Verwaltungsbeirat aus. Bei anschließendem Wiedereintritt in die Gemeinschaft - der Eigentümer kauft ein Jahr später erneut eine Wohnung in der Anlage - wird er dadurch nicht automatisch wieder Beiratsmitglied (BayObLG, Beschluss vom 05.11.1992, 2Z BR 77/92).
Der Verwaltungsbeirat oder seine Mitglieder müssen nach ihrem Ausscheiden aus dem Beirat alle für die Gemeinschaft erhaltenen oder angefertigten Unterlagen herausgeben (LG München I, Beschluss vom 31.07.1984, 1 T 8126/84).
Wie organisiert sich der Verwaltungsbeirat?
Die interne Organisation des Beirates ist nicht gesetzlich geregelt. Der Verwaltungsbeirat kann sich selbst entsprechende Regelungen über Vorsitz, Niederschriften, Anzahl der Sitzungen etc. treffen. Immer vorausgesetzt, in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschlüsse der Eigentümerversammlung ist nichts anderes geregelt. Die Wahl des Beiratsvorsitzenden kann auf der Wohnungseigentümerversammlung durch die Eigentümer erfolgen, die Mitglieder des Beirates können den Vorsitzenden jedoch auch selbst aus ihrer Mitte heraus wählen. Auch die Möglichkeit eines rotierenden Systems ist denkbar, d.h. dass sich die Mitglieder des Beirates im Vorsitz abwechseln. Eine solche Regelung muss jedoch eindeutig sein, damit Klarheit darüber herrscht, wer zum jeweiligen Zeitpunkt Vorsitzender des Beirates ist. Eine klare Regelung muss auch hinsichtlich des stellvertretenden Vorsitzenden bestehen, da ihm das Gesetz, wie auch dem Vorsitzenden, eine bestimmte Funktion hinsichtlich des Einberufungsrechtes zur Wohnungseigentümerversammlung gemäß § 24 Abs. 3 WEG (Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung bei fehlendem Verwalter oder sich weigerndem Verwalter) zuweist.
§ 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift - NEU
(3) Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.
Einberufung, Vorsitz, Beschlussfähigkeit, Stimmrecht, Vertretung
Der Beirat wird nach Bedarf vom Beiratsvorsitzenden einberufen. Wohnungseigentümern und Verwalter steht kein Einberufungsrecht zu. Tritt der Beirat nicht zusammen und kommt er seinen Beiratspflichten nicht nach, können die Wohnungseigentümer von ihrem Recht zur Abberufung des Verwaltungsbeirates Gebrauch machen.
Den Vorsitz der Beiratsversammlung führt stets der Vorsitzende, bei dessen Weigerung oder Verhinderung dessen Stellvertreter oder das weitere Mitglied des Beirates. Im letzten Fall ist jedoch ein Beschluss der Beiratsmitglieder erforderlich.
Beschlussfähig ist der Beirat mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder, das Stimmrecht richtet sich nach Kopfzahl. Eine Niederschrift über die Beiratssitzungen ist laut Gesetz nicht notwendig.
Haftung des Verwaltungsbeirates - Neu
Um ein mögliches Haftungsrisiko für die Beiratsmitglieder zu mindern und die Chance zu wahren, Miteigentümer für die Arbeit im Beirat zu finden, wurde die Haftung für unentgeltlich tätige Verwaltungsmitglieder auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
Um möglichst jedem Risiko aus dem Weg zu gehen, kann die Eigentümergemeinschaft den Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung durch die Eigentümergemeinschaft beschließen. Der Abschluss einer solchen Beiratsversicherung entspricht ordnungsgemäßer Verwaltung.
Aufwendungsersatz
Reich werden können Verwaltungsbeiräte nicht. Bei der Arbeit des Verwaltungsbeirats handelt es sich um eine unentgeltliche Tätigkeit. Es entspricht jedoch ordnungsgemäßer Verwaltung, die Aufwendungen, zu nennen sind hier Kopier-, Telefon-, Porto- oder Fahrtkosten, zu erstatten. Die kann nach Vorlage von Belegen oder in der Regel in Form eines Pauschalbetrages erfolgen. Die Grundlage für diese „Beiratsentschädigung“ bildet § 16 Abs. 2 WEG, weil es sich um Kosten, die im Rahmen der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums angefallen sind, handelt. Als Eigentümergemeinschaft sollten sie darauf achten, dass die Beitragsentschädigung „angemessen“ ist, da ansonsten die Ordnungsmäßigkeit im Einzelfall angefochten werden kann.
Zusammengefasst
- Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt keine Mindestanzahl an Verwaltungsbeiräten vor.
- Die Beiratsmitglieder werden mit einfacher Stimmenmehrheit gewählt.
- Die Wahl eines Verwaltungsbeirates ist nicht zwingend vorgeschrieben.
- Die Funktion des Verwaltungsbeirates ist regelmäßig unentgeltlich.
- In der Gemeinschaftsordnung können abweichende Regelung zur Bestellung des Verwaltungsbeirates festgelegt sein. Diese Regelungen haben Vorrang vor den gesetzlichen Bestimmungen.
