Der Mangel an Hausverwaltungen für kleine (WEGs) hat viele Gründe
Kosten und Aufwand: Kleine WEGs generieren oft geringere Verwaltungseinnahmen, haben aber trotzdem ähnliche Anforderungen wie größere Wohnungseigentümergemeinschaften. Die Verwaltung einer kleinen Gemeinschaft erfordert fast den gleichen Aufwand für Buchhaltung, Instandhaltungsmanagement und rechtliche sowie administrative Aufgaben, wie bei größeren Gemeinschaften. Aufgrund der geringeren Einnahmen ist der Aufwand im Verhältnis zum Ertrag oft unattraktiv für Hausverwaltungen.
Gesetzliche Anforderungen: Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und andere gesetzliche Vorgaben wurden seit der WEG-Reform verschärft. Dies bedeutet, dass WEG-Verwalter umfangreichere Pflichten haben, etwa bei der Durchführung von Eigentümerversammlungen und der Erfüllung von Modernisierungsauflagen. Das führt dazu, dass sich Hausverwaltungen tendenziell für größere Objekte entscheiden, bei denen der Aufwand wirtschaftlich besser gedeckt werden kann.
Fachkräftemangel: In der Immobilienwirtschaft fehlen qualifizierte Fachkräfte, und die vorhandenen Hausverwalter sind oft überlastet. Der Aufwand, eine WEG langfristig und zuverlässig zu betreuen, steigt und Hausverwaltungen müssen aufgrund der hohen Nachfrage selektiver bei der Auswahl ihrer Kunden vorgehen.
Risikofaktoren: Die Verwalterhaftung ist ein weiteres Thema. Gerade kleine Eigentümergemeinschaften mit geringen Erhaltungsrücklagen oder uneinheitlicher Planung für die Zukunft sind für Verwalter risikoreicher. Eine Fehlentscheidung oder ein mangelnder Konsens unter den Eigentümern kann zu finanziellen Engpässen führen, für die der Verwalter haften könnte.
Steigende Verwaltungsanforderungen durch Digitalisierung: Viele Verwalter setzen zunehmend auf digitale Prozesse, was für kleine WEGs oft höhere Kosten bedeutet, weil sie weniger Kapazitäten haben, diese Technologien wirtschaftlich zu nutzen.
Finanzielle Unsicherheit und knappe Rücklagen: Kleine WEGs verfügen oft über geringere finanzielle Rücklagen und weniger zahlungskräftige Eigentümer, was zu finanziellen Engpässen führen kann. Verwalter fürchten hier das Risiko, dass geplante Instandhaltungen oder Modernisierungen in der Eigentümergemeinschaft nicht durchführbar sind, weil die finanziellen Mittel fehlen. Dies kann auch die Abrechnung und die langfristige Planung erschweren.
Schwierigkeiten bei der Beschlussfassung: In kleinen WEGs kann die Beschlussfassung komplex sein, da oft Einstimmigkeit oder eine Mehrheit der Eigentümer erforderlich ist. Wenn nur wenige Eigentümer beteiligt sind, führen persönliche Interessen und Konflikte schneller zu Blockaden. Für den Verwalter bedeutet dies, dass er mehr Zeit für Diskussionen und Abstimmungen aufwenden muss, oft ohne, dass Entscheidungen herbeigeführt werden können.
Hohe Abhängigkeit von einzelnen Eigentümern: In kleinen Eigentümergemeinschaften hat jeder einzelne Eigentümer größeren Einfluss, und Probleme wie Zahlungsrückstände oder Konflikte wirken sich stärker auf die gesamte Gemeinschaft aus. Wenn ein Wohnungseigentümer finanzielle Schwierigkeiten hat oder sich nicht an die Vereinbarungen hält, kann das die gesamte WEG belasten. WEG-Verwalter fürchten oft, dass sie sich durch diese Abhängigkeit mit Einzelfällen intensiver auseinandersetzen müssen.
Unzureichende Honorarvergütung im Verhältnis zum Aufwand: Kleine Gemeinschaften haben oft begrenzte Budgets und versuchen, die Verwaltungskosten niedrig zu halten. Dies führt dazu, dass die Honorare für Verwalter meist niedriger sind als bei größeren WEGs. Viele Verwalter sind nicht bereit, für ein vergleichsweise geringes Honorar den gleichen organisatorischen Aufwand wie für größere WEGs zu betreiben.
Erhöhter Verwaltungsaufwand bei Instandhaltungen: Bei kleinen WEGs ist die Instandhaltungsplanung oft weniger strukturiert, und unvorhergesehene Reparaturen können den Verwalter stark belasten, insbesondere wenn die finanziellen Mittel der WEG knapp sind. Kleine WEGs neigen dazu, notwendige Instandhaltungen länger hinauszuzögern, was den Aufwand für den Verwalter erhöht und das Risiko einer späteren Haftung steigert.
Geringere Flexibilität für langfristige Modernisierungen: Kleine WEGs sind oft weniger bereit, größere Modernisierungsmaßnahmen, wie energetische Sanierungen, durchzuführen, da diese pro Einheit kostspielig sind. Für den Verwalter bedeutet dies, dass er sich mit komplexen Planungshürden und eventuell zusätzlichen Nachfragen seitens der Eigentümer auseinandersetzen muss, ohne dass eine Einigung erzielt wird.
Höheres Konfliktpotenzial unter Eigentümern: In kleinen Eigentümergemeinschaften sind persönliche Beziehungen oft stärker und Konflikte zwischen den Eigentümern emotionaler. Der WEG-Verwalter muss häufig als Mediator eingreifen und riskiert, in zwischenmenschliche Konflikte verwickelt zu werden, was die Arbeit anstrengender macht und Zeit kostet.
Fazit zum Thema „kleine WEGs“: Die zuvor aufgezählten Gründe verdeutlichen, dass die Verwaltung kleiner WEGs für viele Verwalter nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch und emotional oft unattraktiv ist. Daher entscheiden sich viele Hausverwaltungen, größere Gemeinschaften zu betreuen, bei denen sich der Aufwand wirtschaftlich und professionell besser abdecken lässt.
Bis zu welcher Anzahl an Wohneinheiten gilt eine WEG als klein?
Als „klein“ gelten Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) in der Regel dann, wenn sie weniger als zehn Wohneinheiten umfassen. Diese Einteilung ist jedoch nicht gesetzlich festgelegt, sondern hat sich eher als Faustregel in der Immobilienwirtschaft etabliert.
Die genaue Definition kann variieren, und für WEG-Verwalter ist nicht nur die Anzahl der Wohneinheiten entscheidend, sondern auch der Verwaltungsaufwand, die finanziellen Rücklagen und die individuelle Situation der Eigentümergemeinschaft. Häufig werden Gemeinschaften mit bis zu fünf oder sechs Einheiten als besonders klein betrachtet, da hier der Aufwand für eine Verwaltung oft als unwirtschaftlich wahrgenommen wird.
Gibt es Hausverwaltungen, die sich auf kleine WEGs spezialisiert haben?
Ja, manche Hausverwaltungen spezialisieren sich mittlerweile auf kleinere Gemeinschaften und bieten beispielsweise vereinfachte Verwaltungsmodelle an, die auf die Bedürfnisse solcher Gemeinschaften zugeschnitten sind.
Wie können diese vereinfachten Verwaltungsmodelle aussehen?
Für kleine Wohnungseigentümergemeinschaften könnten vereinfachte Verwaltungsmodelle wie folgt aussehen:
Basisverwaltung: Dieses Modell deckt nur die notwendigsten Aufgaben ab, wie die Buchführung und Abrechnung, die Organisation der jährlichen Eigentümerversammlung und das Einziehen der Hausgelder. Hier wird auf eine umfassende Betreuung, wie etwa regelmäßige Objektbegehungen oder eine detaillierte Planung von Instandhaltungsmaßnahmen, verzichtet. Diese Grundversorgung reduziert den Aufwand und damit die Kosten.
Online-Verwaltung: Durch den Einsatz digitaler Plattformen oder Apps können Eigentümer Einblick in wichtige Dokumente und Abrechnungen erhalten, Rechnungen prüfen und Abstimmungen online durchführen. Dadurch reduziert sich der Aufwand für persönliche Treffen und die Verwaltungskosten sinken. Solche Plattformen ermöglichen auch eine digitale Kommunikation zwischen Eigentümern und Hausverwalter, was schneller und effizienter ist.
Modular aufgebaute Leistungen: Statt eines Pauschalvertrags können kleine Wohnungseigentümergemeinschaften nur bestimmte Verwaltungsdienstleistungen „à la carte“ wählen. Beispielsweise könnte die WEG lediglich die Abrechnung und Buchhaltung durch den Verwalter abwickeln lassen und die Instandhaltungsmaßnahmen müssen von der Eigentümergemeinschaft selbst organisiert werden. Dieses Baukastenprinzip ermöglicht Flexibilität und spart Kosten.
Selbstverwaltung mit Unterstützung: In diesem Modell übernimmt die Eigentümergemeinschaft die grundlegende Selbstverwaltung, bekommt jedoch Unterstützung durch eine Verwaltung in Form einer sogenannten „Teilverwaltung“. Die Teilverwaltung könnte nur für rechtliche Beratung, für komplexe Instandhaltungsfragen oder die jährliche Abrechnung hinzugezogen werden. So bleiben die Verwaltungskosten niedrig, die WEG behält jedoch eine professionelle Rückendeckung.
„Light-Verwaltung“ mit Fokus auf Compliance: Hier konzentriert sich der Verwalter auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Mindeststandards (wie Buchführung, Rücklagen und Versammlungsprotokolle). Zusätzliche Dienstleistungen wie regelmäßige Treffen oder umfassende Beratungen entfallen, was vor allem bei kleineren WEGs den Verwaltungsaufwand und die Kosten deutlich reduziert.
Was bedeutet Compliance?
In einem geschäftlichen Kontext bezeichnet „Compliance“ die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Standards und ethischen Richtlinien, die für den Betrieb eines Unternehmens relevant sind. Compliance umfasst sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter alle geltenden gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien befolgen. Dazu gehören beispielsweise Finanzvorschriften, Umweltgesetze, Arbeitsrecht und branchenspezifische Standards.
Nur Finanzverwaltung: Bei diesem Modell wird ausschließlich die finanzielle Verwaltung (also Abrechnung und Buchhaltung) übernommen, während alle anderen organisatorischen Aufgaben wie die Instandhaltung oder Entscheidungsfindungen direkt von den Eigentümern selbst organisiert werden.
Diese Modelle sind auf die speziellen Bedürfnisse und Budgets kleiner WEGs zugeschnitten und können oft helfen, den Verwaltungsaufwand und die Kosten zu minimieren, ohne auf eine grundlegende professionelle Unterstützung zu verzichten.
Und was ist mit der Haftung der Hausverwaltung im Falle einer vereinfachten Verwaltung?
Auch bei einer klaren Definition der Leistungen kann ein WEG-Verwalter nicht völlig von der Haftung entbunden werden. Grundsätzlich haftet der Verwalter für alle Aufgaben, die er im Rahmen des Verwaltungsvertrags übernommen hat. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Haftung durch klare Vertragsgestaltung zu reduzieren:
Eindeutige Leistungsvereinbarung im Vertrag: Je detaillierter der Verwaltungsvertrag festlegt, welche Aufgaben der Verwalter übernimmt und welche nicht, desto geringer ist das Risiko, dass er für Aufgaben haftbar gemacht wird, die außerhalb seiner Zuständigkeit liegen. Wenn der Vertrag z.B. nur die Finanzverwaltung regelt, haftet der Verwalter nicht für Mängel im Bereich der Instandhaltung.
Haftungsbeschränkung im Vertrag: Viele WEG-Verwaltungsverträge enthalten Haftungsklauseln, die die Haftung des Verwalters auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränken. Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Verwalter dann in der Regel nicht, solange er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt hat.
Informationspflichten und Protokollierung: Der Verwalter sollte seine Tätigkeiten und die Kommunikation mit der WEG sorgfältig dokumentieren. Dazu gehört auch, dass er die Eigentümergemeinschaft über notwendige Maßnahmen informiert, selbst wenn diese nicht im Rahmen der vereinbarten Leistungen liegen. Sollte die Eigentümergemeinschaft eine Maßnahme ablehnen, sollte der Verwalter dies schriftlich festhalten, um seine Entlastung im Streitfall zu sichern.
Regelmäßige Risikoanalyse und Haftpflichtversicherung: Eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für Verwalter ist Pflicht und deckt bestimmte Fehler ab. Verwalter sollten regelmäßig prüfen, ob sie alle übernommenen Aufgaben im Blick haben, und im Zweifel frühzeitig externe Experten einbeziehen.
Transparente Kommunikation: Offene und transparente Kommunikation mit der WEG ist entscheidend. Wenn die Hausverwaltung klar kommuniziert, welche Leistungen im vereinfachten Verwaltungsmodell erbracht werden und welche nicht, verringert dies das Risiko von Missverständnissen und damit auch die Haftung.
Fazit zur Haftung bei vereinfachten Verwaltungsmodellen: In der Praxis kann es trotz klarer Definitionen zu Haftungsfragen kommen, insbesondere wenn es Streitigkeiten darüber gibt, ob eine bestimmte Aufgabe noch in den Verantwortungsbereich des Verwalters fiel. Eine enge und dokumentierte Abstimmung mit der Gemeinschaft und eine klare Abgrenzung der Leistungen können jedoch erheblich dazu beitragen, das Haftungsrisiko zu minimieren.
Befürchten WEG-Verwalter bei kleinen WEGs auch das MEHR an "persönlicher" Betreuung?
Ja, das ist tatsächlich ein häufiger Grund, warum viele Verwalter kleine WEGs meiden. Bei kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften wird oft erwartet, dass der Verwalter eine intensivere und individuellere Betreuung übernimmt, die über die klassischen Aufgaben hinausgeht. Diese „persönliche“ Betreuung kann für Verwalter zeitintensiv und belastend sein, da die Eigentümer oft direkten und unkomplizierten Zugang zu ihm suchen und schnell mit individuellen Anliegen auf ihn zukommen. Typische Herausforderungen sind:
Hohe Erreichbarkeit: Kleine WEGs neigen dazu, den Verwalter oft direkt zu kontaktieren und erwarten schnelle Antworten auf Fragen oder Anliegen, was den Verwaltungsaufwand in die Höhe treiben kann.
Individuelle Anliegen und Sonderwünsche: Eigentümer in kleinen Eigentümergemeinschaften haben oft persönliche Anliegen, die individuell betreut werden möchten – etwa Fragen zur Nutzung gemeinschaftlicher Bereiche oder Sonderwünsche bezüglich Reparaturen und Instandhaltungen. Diese Wünsche können über die üblichen Verwaltungsaufgaben hinausgehen und erfordern häufig ein Maß an Mediation und Koordination, das bei größeren WEGs seltener notwendig ist.
Häufige Konflikte und Mediationsaufgaben: In kleinen Gemeinschaften können persönliche Konflikte zwischen den Eigentümern oder unterschiedliche Interessen häufig vorkommen. Die Hausverwaltung wird oft als Vermittler oder Moderator dieser Konflikte herangezogen, was zusätzlichen Aufwand und Fingerspitzengefühl erfordert.
Emotionale Bindung und Erwartungsdruck: In kleinen Gemeinschaften ist der Verwalter häufig „näher dran“ und kennt die Eigentümer oft persönlich. Dies führt dazu, dass er als Ansprechpartner für fast alle Themen gesehen wird, was zu emotionalem Erwartungsdruck führen kann.
Mangelnde Professionalität bei Eigentümern: In kleinen WEGs sind die Eigentümer oft weniger professionell in der Verwaltung, sodass der Verwalter auch grundlegende Verwaltungsaufgaben erklären oder nachholen muss. Dies kann besonders in Wohnungseigentümergemeinschaften mit Selbstverwaltung oder häufigem Wechsel der Eigentümer problematisch sein.
Zusätzliche Sitzungen und Besprechungen: Kleine WEGs legen manchmal Wert auf mehr Besprechungen und persönliche Treffen, was den Zeitaufwand für den Verwalter ebenfalls erhöht.
Fazit zum Thema "persönliche" Betreuung: Diese zusätzlichen, oft „persönlichen“ Anforderungen machen die Verwaltung kleiner WEGs für viele Verwalter unattraktiv. Sie können den Arbeitsaufwand in einer Weise erhöhen, die bei den vertraglich vereinbarten Honoraren nicht abgedeckt ist.
Die WEG-Reform trat 2020 in Kraft. Ist ein Rückgang der Hausverwaltungen zu verzeichnen?
Ja, seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 ist ein Rückgang der Anzahl von Hausverwaltungen in Deutschland zu verzeichnen. Laut einer Umfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) sank die Zahl der Verwalter innerhalb von vier Jahren von 24.300 auf unter 22.000.
Dieser Rückgang wird auf mehrere Faktoren zurückgeführt:
Steigende Anforderungen: Die WEG-Reform brachte erweiterte Pflichten für Verwalter mit sich, was den Arbeitsaufwand erhöhte.
Fachkräftemangel: Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden, was die Arbeitsbelastung der bestehenden Mitarbeiter erhöht.
Wirtschaftliche Unattraktivität kleiner WEGs: Insbesondere kleine Wohnungseigentümergemeinschaften sind für Verwalter oft weniger attraktiv, da der Verwaltungsaufwand im Verhältnis zur Vergütung als zu hoch empfunden wird.
Fazit zum Hausverwalterschwund: Diese Entwicklungen führen dazu, dass immer mehr Verwalter keine neuen Verträge annehmen oder ihre Tätigkeit aufgeben, was insbesondere für kleine WEGs die Suche nach einer passenden Verwaltung erschwert.
