Um Abstimmungen – insbesondere Umlaufbeschlüsse – rechtssicher zu gestalten, müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen und organisatorische Maßnahmen eingehalten werden. Hier sind die wesentlichen Punkte, die du beachten solltest:

1. Klare Formulierung des Beschlussinhalts

1. Warum wichtig? Ein unklar formulierter Beschluss kann zu Missverständnissen oder Anfechtungen führen.

• Tipp:
  • „Die Eigentümergemeinschaft beschließt, das Treppenhaus mit LED-Beleuchtung auszustatten. Die Kosten betragen 2.500 € und werden gemäß den Miteigentumsanteilen umgelegt.“
  • Formuliere den Beschluss eindeutig und präzise, z. B.:
  • Füge ggf. Hintergrundinformationen, wie Angebote oder Kostenvoranschläge, als Anhang hinzu.

2. Einhaltung der Formvorgaben

• Textform: Seit der WEG-Reform 2020 reicht für Umlaufbeschlüsse die Textform aus (z. B. E-Mail, Messenger).
• Schriftform: Wenn die Gemeinschaftsordnung dies verlangt, müssen Umlaufbeschlüsse schriftlich und mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen.
• Rechtstipp:
  • Überprüfe die Gemeinschaftsordnung und halte dich an die dort festgelegten Vorgaben.

3. Versand an alle Eigentümer

Warum wichtig? Jeder Eigentümer hat das Recht, über den Beschluss informiert zu werden.

• Maßnahmen:
  • Stelle sicher, dass alle Eigentümer die Unterlagen fristgerecht erhalten.
  • Nutze nachverfolgbare Versandmethoden (z. B. Einschreiben, E-Mail mit Lesebestätigung).

4. Fristen setzen und kommunizieren

Warum wichtig? Ohne eine klar gesetzte Frist kann sich die Abstimmung verzögern oder unwirksam werden.

• Empfehlung:
  • Gib eine angemessene Frist vor (z. B. 7 bis 14 Tage, abhängig von der Dringlichkeit).
  • Kommuniziere die Frist klar: „Bitte senden Sie Ihre Zustimmung oder Ablehnung bis spätestens [Datum].“

5. Dokumentation der Stimmen

Warum wichtig?: Eine lückenlose Dokumentation schützt vor Anfechtungen.

• Wie?
  • Halte jede Zustimmung oder Ablehnung fest, z. B. durch Aufbewahrung von E-Mails oder unterschriebenen Dokumenten.
  • Erstelle ein Abstimmungsprotokoll mit den Ergebnissen.

6. Ergebnis mitteilen

Warum wichtig? Die Frist zur Anfechtung beginnt mit der Mitteilung des Abstimmungsergebnisses.

• Wie?
  • Informiere alle Eigentümer zeitnah über das Ergebnis (z. B. per Rundschreiben oder Aushang).
  • Dokumentiere, wann und wie die Mitteilung erfolgt ist.

7. Prüfung auf Rechtmäßigkeit

Warum wichtig? Ein rechtswidriger Beschluss kann angefochten und für ungültig erklärt werden.

• Tipp:
  • Lasse den Beschlussentwurf ggf. durch einen Fachanwalt oder Experten für Wohnungseigentumsrecht prüfen, insbesondere bei komplexen Themen.

8. Anfechtungsfrist beachten

Regel: Eigentümer können einen Beschluss innerhalb von einem Monat nach Mitteilung des Ergebnisses anfechten.

• Maßnahmen:
  • Achte darauf, dass die Mitteilung des Ergebnisses korrekt erfolgt.
  • Bereite dich darauf vor, den Beschluss zu verteidigen, falls er angefochten wird.

9. Datenschutz berücksichtigen

Warum wichtig? Umlaufbeschlüsse verarbeiten personenbezogene Daten der Eigentümer (z. B. Name, Abstimmungsverhalten).

• Empfehlung:
  • Informiere die Eigentümer über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß DSGVO.
  • Nutze datenschutzfreundliche Tools und sichere Kommunikationswege.

Checkliste für rechtssichere Abstimmungen