Muster-Einladung zur Eigentümerversammlung - Reform

Die Einberufung der Eigentümerversammlung kann in Textform erfolgen, die Einberufungsfrist beträgt mindestens drei Wochen.

Das Schreiben sollte enthalten:

  • Vollständige Angaben des Namens und der Anschrift des Verwalters – also des Absenders
  • Vollständige Angaben zu Namen und Anschrift des Adressaten
  • Genaue Bezeichnung der Gemeinschaft (Ort und Straßenbezeichnung)
  • Ort der Versammlung
  • Datum und Uhrzeit der Versammlung
  • Tagesordnung

Zusatzangaben

  1. Hinweis auf die Möglichkeit der Stimmrechtsübertragung und Beilage einer Vollmacht. Sieht die Gemeinschaftsordnung vor, dass Stimmrechte nur auf Ehepartner, den Verwalter oder einen Miteigentümer übertragen werden dürfen, so sollte auf derartige Beschränkungen hingewiesen werden.
  2. Zusätzlich sollten sie darauf hinweisen, dass jede Eigentümerversammlung beschlussfähig ist, unabhängig von der Anzahl der anwesenden Personen und der Miteigententumsanteile.

 

Textform

Als Erklärung in Textform gelten: Nachrichten per Telefax oder Briefe ohne Unterschrift, Kopien vom Original, E-Mail oder auch SMS bzw. WhatsApp usw.

Schriftform: Für einige Willenserklärungen ist nach Gesetz die „Schriftform“ erforderlich. Bei einer ausdrücklich nach dem Gesetz einzuhaltenden Schriftform ist immer die Erstellung eines Dokuments, eines Papieres notwendig. Das Dokument muss eigenhändig unterschrieben werden (Original, keine eingescannte Unterschrift). Ein bekanntes Beispiel ist die Kündigung des Mietvertrages. In § 568 BGB Absatz 1 heißt es „Die Kündigung des Mietverhältnisses bedarf der schriftlichen Form.“

Textform: Da auch der Fortschritt in Gestalt von Fax, E-Mail, SMS und Co. vor dem BGB nicht Halt machte, führte der Gesetzgeber 2012 den Paragrafen 126b BGB (Textform) ein. Danach sind einige Willenserklärungen auch gültig, wenn sie in Textform abgegeben werden. Dies bedeutet konkret, die Willenserklärung muss lesbar sein, die Person des Erklärenden muss genannt sein und die Erklärung muss in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise (dauerhafter Datenträger) vorliegen. Es bedarf weder einer eigenhändigen Unterschrift noch einer elektronischen Signatur. Seit der Änderung des Wortlautes des § 126b BGB wird seit dem 13.06.2014 auch ein Textabschluss nicht mehr ausdrücklich gefordert, wie zum Beispiel durch ein Grußwort oder einer Namensnachbildung.

 

Vorgaben der Gemeinschaftsordnung

Überprüfen Sie die Gemeinschaftsordnung bzw. Beschlüsse auf spezielle organisatorische Regelungen zur Eigentümerversammlung. Hieraus könnten sich insbesondere Regelungen ergeben:

  • zur Häufigkeit
  • zum Zeitpunkt
  • zum Ort der Versammlung
  • zur Einladungsfrist
  • zum Umfang der zu versendenden Unterlagen
  1. Vergessen sie nicht, den Zeitpunkt so zu legen, dass sie sowohl auf Berufstätige als auch auf die speziellen Ruhebedürfnisse an Sonn- oder Feiertagen Rücksicht nehmen. Am besten wählen sie als Versammlungsort eine Räumlichkeit direkt am Ort der Wohnanlage. Vorausgesetzt, sie können dort eine geschlossene Versammlung abhalten.
  2. Es genügt in der Regel, die Beschlussgegenstände schlagwortartig aufzulisten. Stehen aber besonders umfangreiche oder problematische Punkte an - es müssen zum Beispiel größere Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden - sollten sie diese ausführlicher darstellen. Dies verkürzt den Entscheidungsprozess erheblich.
  3. Halten sie die gesetzliche Einladungsfrist von mindestens drei Wochen ein. Denken sie daran, dass zwischen dem Eingang der Einladung beim Eigentümer und der Versammlung drei Wochen liegen müssen – nicht zwischen dem Zeitpunkt der Versendung und der Versammlung. Bei der Berechnung der Drei-Wochen-Frist dürfen sie Samstage, Sonn- und Feiertage nicht mitzählen! Geben sie deshalb die Einladungen besser schon ca. 4 Wochen vor der Versammlung zur Post.
  4. Nehmen sie die Feststellung der Beschlussfähigkeit als gesonderten Tagesordnungspunkt in das Einladungsschreiben auf.

 

Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,

gemäß Gemeinschaftsordnung vom [DATUM] lade ich hiermit zur ordentlichen Eigentümerversammlung ein.

Termin: [WOCHENTAG], den [DATUM], um [UHRZEIT]

Versammlungsort: [ORTSBESCHREIBUNG, STRASSE UND HAUSNUMMER, PLZ UND ORT].

Ausdrücklich weise ich darauf hin, dass sie sich durch schriftliche Vollmacht von einer dritten Person vertreten lassen können. Geben sie die Vollmacht bitte der bevollmächtigten Person zur Versammlung mit. Möchten sie sich von der Verwaltung vertreten lassen, bitte ich sie, die beigefügte Vollmacht ausgefüllt an mich zurückzusenden.

Die Eigentümerversammlung ist unabhängig von der Anzahl der erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentümer und der durch die Anwesenden vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig.

Zur Vorbereitung auf die Eigentümerversammlung erhalten sie mit diesem Schreiben folgende Anlagen:

Die Gesamtabrechnung der WEG per 31.12.

Die Einzelabrechnung für Ihre Sondereigentumseinheit per 31.12.

Den Entwurf des Wirtschaftsplans für den Zeitraum von ... bis ...

Die Tagesordnung mit den Beschlussgegenständen

Eine Vertretungsvollmacht

Mit freundlichen Grüßen

 


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Wer muss zu Eigentümerversammlung eingeladen werden?

  1. Eigentümer: Einzuberufen sind alle Wohnungseigentümer, auch die im Einzelfall vom Stimmrecht ausgeschlossenen, denn auch sie sind berechtigt, sich an der Diskussion zu beteiligen. Nach der Rechtsprechung des BGH folgt das Stimmrecht dem Eigentum, das gemäß § 925 BGB durch Grundbucheintragung übergeht. Hat der Verwalter z.B. durch Veräußerung Zweifel, wem das Stimmrecht aktuell zusteht, so wird er möglicherweise alle Stimmberechtigten einladen, um eine Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse zu verhindern.
  2. Konkursverwalter
  3. Zwangsverwalter: Hat ein Eigentümer mehrere Wohnungen und fallen hiervon nur einige unter die Zwangsverwaltung, so ist der Eigentümer ebenfalls zur Eigentümerversammlung zu laden. Ihm steht nämlich bezüglich der Wohnungen, die nicht unter die Zwangsverwaltung fallen, ein anteiliges Stimmrecht zu (KG Berlin 12.07.1989, Az.: 24 W1063/89, WE 1989, 207).
  4. Nachlassverwalter
  5. Testamentsvollstrecker

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