Hausgeldabrechnung

Für jedes Wirtschaftsjahr wird für die Eigentümergemeinschaft - in der Regel von der Hausverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat, ein Wirtschaftsplan erstellt, in dem die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres kalkuliert und eingestellt werden § 28 Absatz 1 WEG.

Für welchen Zeitraum gilt der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft?

Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gilt in der Regel für ein Kalenderjahr. Das bedeutet, dass der Plan die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres abdeckt, Er wird der Regel jährlich neu verabschiedet, um die laufenden Ausgaben und Einnahmen an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Der genaue Zeitraum kann jedoch in der Teilungserklärung oder in einem Beschluss der Eigentümerversammlung festgelegt sein.

Der Wirtschaftsplan muss beschlossen werden!

Damit der Wirtschaftsplan seine Wirkung entfaltet, muss er in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Erst dann bildet er den Anspruch für die Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Beschließt die Eigentümergemeinschaft keinen Wirtschaftsplan, fehlen verbindliche Vorgaben für die monatlichen Hausgeldvorauszahlungen der Eigentümer.

Praktische Hinweise zur Gültigkeit:

• Jährliche Beschlussfassung: Der neue Plan ersetzt den vorherigen und legt die Hausgeldvorauszahlungen sowie den Finanzierungsbedarf für das kommende Jahr fest. 
• Übergangsregelungen: Falls ein neuer Wirtschaftsplan nicht rechtzeitig beschlossen werden kann, können die Eigentümer beschließen, dass der bisherige Wirtschaftsplan bis zur Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans vorläufig weiter gilt, um die finanzielle Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft sicherzustellen. Ein solcher Beschluss ist zulässig und wird in der Praxis häufig angewendet.

Die Eigentümergemeinschaft verwaltet sich selbst?

Verwaltet sich die Eigentümergemeinschaft selbst, sind hier die Miteigentümer gefragt. Da immer öfters gerade kleine Eigentümergemeinschaften von Hausverwaltungen abgelehnt werden, ist zu überlegen, ob hier nicht ein vereinfachtes Verwaltungsmodell in Frage kommt. Auf kleine Gemeinschaften spezialisierte Unternehmen übernehmen auf Wunsch auch nur Teilbereiche einer WEG-Verwaltung, wie beispielsweise die Buchhaltung, die Erstellung eines Wirtschaftsplans, die Durchführung der Eigentümerversammlung etc.

Welche Kosten nimmt der Wirtschaftsplan in die Planung auf?

Der Wirtschaftsplan beinhaltet ausschließlich die voraussichtlich anfallenden Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums. Er ist die Grundlage für die finanzielle Verwaltung des Eigentümergemeinschaft. In ihm sind alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr enthalten. Der Wirtschaftsplan ist die Basis für die Vorschüsse zur Kostentragung des gemeinschaftllchen Eigentums.

Diese Angaben MUSS ein Wirtschaftsplan mindestens enthalten

1. Verwaltungskosten: Dazu gehören die Vergütung der Hausverwaltung, Kosten für Steuerberatung, Bankgebühren und Versicherungen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
2. Betriebskosten: Das umfasst regelmäßige Kosten wie Müllentsorgung, Wasserversorgung, Abwassergebühren, Heizkosten (wenn eine zentrale Heizungsanlage vorhanden ist), Hausreinigung und Gartenpflege.
3. Instandhaltungskosten: Geplante Aufwendungen für Reparaturen und Wartungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum.
4. Rücklagen: Der Wirtschaftsplan muss die Rücklagen für zukünftige Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen ausweisen, damit genügend Kapital für notwendige Maßnahmen vorhanden ist.
5. Verteilungsschlüssel: Der Plan muss die Kosten-Verteilungsschlüssel der Wohnungseigentümergemeinschaft angeben, nach dem die Kosten auf die Eigentümer verteilt werden. Dieser kann nach Miteigentumsanteilen oder nach anderen festgelegten Kriterien erfolgen. Die Wohnungseigentümer können für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine abweichende Verteilung beschließen. Hier hilft ein Blick in die Gemeinschaftsordnung oder die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
6. Gesamtausgaben und Einzelausgaben je Wohnung: Der Wirtschaftsplan enthält sowohl die Gesamtausgaben für das Gemeinschaftseigentum als auch die individuellen Anteile je Wohnung, die auf die einzelnen Eigentümer umgelegt werden.

Die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums

Einen Überblick über die möglichen Kostenpositionen gibt Ihnen die Betriebskostenverordnung, die sich auf die umlegbaren Kosten, die dem vermietenden Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen und die er im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf seine Mieter und Mieterinnen umlegen kann.

Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer)

Den Ausweis der Grundsteuer werden sie nicht im Wirtschaftsplan finden. Die Grundsteuer zählt zwar zu den Lasten des Grundstücks, nicht jedoch zu den Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums im Sinne des § 16 Abs. 2 WEG. Da das Wohnungseigentum, hier das Sondereigentum, rechtlich selbständiger Besteuerung unterliegt (§ 93 Abs. 1 Satz 1 BewG), ist auch nur der jeweilige Wohnungs- bzw. Teileigentümer zur Zahlung verpflichtet und erhält seinen Grundsteuerbescheid deshalb direkt von der Gemeinde oder Stadt in der er lebt.

Die Erhaltungrücklage

Eine Eigentümergemeinschaft hat für das Objekt eine „angemessene Erhaltungsrücklage“ (vormals Instandhaltungsrücklage) zu bilden, aus der notwendige Instandhaltungen und Instandsetzungen am Gemeinschaftseigentum gezahlt werden sollen.

Die Kosten der sonstigen Verwaltung

Hierzu zählen in der Regel:

• die Vergütung des WEG-Verwalters
• evtl. Aufwandsentschädigungen für den Verwaltungsbeirat
• die Kosten für sonstiges Hilfspersonal
• Kosten für die Durchführung einer Wohnungseigentümerversammlung
• Kosten der Kontoführung
• Kosten für die Prüfung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen etc.
• die Kosten eines Rechtsstreits

Welche weiteren Angaben kann der Wirtschaftsplan noch enthalten?

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Positionen können – je nach Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft - im Wirtschaftsplan der Eigentümer weitere Angaben enthalten sein, um den Eigentümern ein umfassenderes Bild der finanziellen Situation und der geplanten Maßnahmen zu bieten:

• Detaillierte Erläuterungen zu Kostenpositionen: Ausführliche Beschreibungen einzelner Kostenarten, insbesondere bei außergewöhnlichen oder neuen Ausgabenposten.
• Prognosen zukünftiger Ausgaben: Hinweise auf erwartete Kostensteigerungen oder geplante Investitionen in den kommenden Jahren.
• Geplante Sonderumlagen: Informationen über außerordentliche Beiträge, die für spezifische Projekte oder unvorhergesehene Ausgaben erhoben werden sollen.
• Einnahmen der Gemeinschaft: Auflistung von Einnahmen, z. B. aus der Vermietung von Gemeinschaftsräumen, Antennenanlagen oder Werbeflächen.
• Finanzierungspläne für größere Projekte: Darstellung, wie größere Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen finanziert werden sollen, inklusive eventueller Darlehen oder Fördermittel.
• Übersicht über die Instandhaltungsrücklage: Aktueller Stand der Rücklagen, geplante Zuführungen und geplante Entnahmen für spezifische Projekte.
• Versicherungsdetails: Angaben zu bestehenden Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung), deren Deckungsumfang und Kosten.
• Kosten für Energie und Medien: Detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für Strom, Gas, Wasser, Heizenergie und eventuell alternative Energiequellen.
• Rechts- und Beratungskosten: Geplante Ausgaben für Rechtsberatung, Gerichtskosten oder sonstige Beratungsleistungen.
• Abschreibungen: Falls relevant, können Abschreibungen auf gemeinschaftliches Eigentum berücksichtigt werden, um zukünftige Ersatzbeschaffungen zu planen.
• Geplante Investitionen in erneuerbare Energien: Angaben zu Projekten wie Solaranlagen, Wärmepumpen oder anderen umweltfreundlichen Technologien.
• Risikobewertungen: Einschätzungen zu finanziellen Risiken, wie Zahlungsausfällen von Eigentümern oder unerwarteten Reparaturkosten.
• Verwaltungstechnische Informationen: Angaben zu Änderungen in der Verwaltung, z. B. Wechsel der Hausverwaltung oder Anpassungen in Verwaltungsabläufen.
• Qualitäts- und Servicestandards: Informationen über angestrebte Standards bei Dienstleistungen wie Reinigung, Sicherheitsdienst oder Gartenpflege.
• Benchmarking-Daten: Vergleich der eigenen Kosten mit Durchschnittswerten anderer Eigentümergemeinschaften ähnlicher Größe und Ausstattung.
• Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte: Geplante Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz oder zur Reduzierung von Betriebskosten durch umweltfreundliche Technologien.
• Mitgliederinformationen: Aktuelle Kontaktlisten der Eigentümer oder Hinweise auf Ansprechpartner für bestimmte Bereiche.
• Zeitpläne für geplante Arbeiten: Konkrete Zeitfenster für anstehende Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen.
• Beschlüsse der Eigentümerversammlung: Wichtige Beschlüsse, die finanzielle Auswirkungen haben und im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden müssen.
• Hinweise zu gesetzlichen Änderungen: Informationen über neue Gesetze oder Verordnungen, die die Gemeinschaft finanziell oder organisatorisch betreffen könnten.