Für jedes Wirtschaftsjahr wird für die Eigentümergemeinschaft - in der Regel von der Hausverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat, ein Wirtschaftsplan erstellt, in dem die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres kalkuliert und eingestellt werden § 28 Absatz 1 WEG.
Für welchen Zeitraum gilt der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft?
Der Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gilt in der Regel für ein Kalenderjahr. Das bedeutet, dass der Plan die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres abdeckt. Der genaue Zeitraum kann jedoch in der Teilungserklärung oder in einem Beschluss der Eigentümerversammlung festgelegt sein.
Praktische Hinweise zur Gültigkeit:
- Jährliche Beschlussfassung: Normalerweise wird der Wirtschaftsplan jedes Jahr in einer ordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen. Der neue Plan ersetzt den vorherigen und legt die Hausgeldvorauszahlungen sowie den Finanzierungsbedarf für das kommende Jahr fest.
- Übergangsregelungen: Falls der Wirtschaftsplan nicht rechtzeitig beschlossen wird, können die Eigentümer beschließen, dass der bisherige Wirtschaftsplan bis zur Verabschiedung des neuen Plans vorläufig weiter gilt, um die finanzielle Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft sicherzustellen.
Fazit: Der Wirtschaftsplan gilt in der Regel für ein Jahr, und die Eigentümerversammlung beschließt ihn in der Regel jährlich neu, um die laufenden Ausgaben und Einnahmen an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.
Wirtschaftsplan oder Hausgeld?
Im Wohnungseigentumsgesetz werden sie vergeblich nach dem Begriff Hausgeld suchen, der Gesetzgeber spricht in § 28 Abs. 1 WEG von „Vorschüssen zur Kostentragung“ und in § 19 Abs. 2 Satz 4 WEG „“von der Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage“, welche die Wohnungseigentümer aufgrund eines in der Eigentümerversammlung beschlossenen Wirtschaftsplans zu zahlen haben.
Synonym wird manchmal auch der Begriff Wohngeld verwendet, der hier jedoch etwas irreführend ist, da dieser Begriff zu Verwechslungen mit dem Wohngeld nach dem Wohngeldgesetz führen kann.
Die Eigentümergemeinschaft verwaltet sich selbst?
Verwaltet sich die Eigentümergemeinschaft selbst, sind hier die Miteigentümer gefragt. Da immer öfters gerade kleine Eigentümergemeinschaften von Hausverwaltungen abgelehnt werden, ist zu überlegen, ob hier nicht ein vereinfachtes Verwaltungsmodell in Frage kommt. Auf kleine Gemeinschaften spezialisierte Unternehmen übernehmen auf Wunsch auch nur Teilbereiche einer WEG-Verwaltung, wie beispielsweise die Buchhaltung, die Erstellung eines Wirtschaftsplans, die Durchführung der Eigentümerversammlung etc.
Welche Kosten nimmt der Wirtschaftsplan in die Planung auf?
Der Wirtschaftsplan beinhaltet ausschließlich die voraussichtlich anfallenden Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums. Er ist die Grundlage für die finanzielle Verwaltung des Eigentümergemeinschaft. In ihm sind alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr enthalten. Der Wirtschaftsplan ist die Basis für die Vorschüsse zur Kostentragung.
Diese Angaben MUSS ein Wirtschaftsplan mindestens enthalten
- Verwaltungskosten: Dazu gehören die Vergütung der Hausverwaltung, Kosten für Steuerberatung, Bankgebühren und Versicherungen, die das Gemeinschaftseigentum betreffen.
- Betriebskosten: Das umfasst regelmäßige Kosten wie Müllentsorgung, Wasserversorgung, Abwassergebühren, Heizkosten (wenn eine zentrale Heizungsanlage vorhanden ist), Hausreinigung und Gartenpflege.
- Instandhaltungskosten: Geplante Aufwendungen für Reparaturen und Wartungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum.
- Rücklagen: Der Wirtschaftsplan muss die Rücklagen für zukünftige Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen ausweisen, damit genügend Kapital für notwendige Maßnahmen vorhanden ist.
- Verteilungsschlüssel: Der Plan muss die Kosten-Verteilungsschlüssel der Wohnungseigentümergemeinschaft angeben, nach dem die Kosten auf die Eigentümer verteilt werden. Dieser kann nach Miteigentumsanteilen oder nach anderen festgelegten Kriterien erfolgen. Die Wohnungseigentümer können für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine abweichende Verteilung beschließen. Hier hilft ein Blick in die Gemeinschaftsordnung oder die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
- Gesamtausgaben und Einzelausgaben je Wohnung: Der Wirtschaftsplan enthält sowohl die Gesamtausgaben für das Gemeinschaftseigentum als auch die individuellen Anteile je Wohnung, die auf die einzelnen Eigentümer umgelegt werden.
Ein Wirtschaftsplan muss beschlossen werden!
Damit der Wirtschaftsplan seine Wirkung entfaltet, muss er in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Erst dann bildet er den Anspruch für die Hausgeldzahlungen der Eigentümer.
Großobjekte sind oft anonymer, viele Einheiten sind vermietet, der Wohnungseigentümer wohnt nicht mehr selbst im Objekt. Auf die Höhe des Hausgeldes wird nicht so geachtet, frei nach dem Motto „ich kann die Betriebskosten ja auf meine Mieter umlegen“. Zudem verfügen diese Anlagen oft über Tiefgaragen, umfangreiche Außenanlagen, Aufzüge, Hausmeister etc. Hier fallen oft erheblich höhere Hausgelder an, notwendige Erhaltungsmaßnahmen liegen schnell im fünf- bis sechsstelligen Bereich.
Die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums
Einen Überblick über die möglichen Kostenpositionen gibt Ihnen die Betriebskostenverordnung, die sich auf die umlegbaren Kosten, die dem vermietenden Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen und die er im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf seine Mieter und Mieterinnen umlegen kann.
Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Grundsteuer)
Den Ausweis der Grundsteuer werden sie nicht im Wirtschaftsplan finden. Die Grundsteuer zählt zwar zu den Lasten des Grundstücks, nicht jedoch zu den Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums im Sinne des § 16 Abs. 2 WEG. Da das Wohnungseigentum, hier das Sondereigentum, rechtlich selbständiger Besteuerung unterliegt (§ 93 Abs. 1 Satz 1 BewG), ist auch nur der jeweilige Wohnungs- bzw. Teileigentümer zur Zahlung verpflichtet und erhält seinen Grundsteuerbescheid deshalb direkt von der Gemeinde oder Stadt in der er lebt.
Die Erhaltungrücklage
Eine Eigentümergemeinschaft hat für das Objekt eine „angemessene Erhaltungsrücklage“ (vormals Instandhaltungsrücklage) zu bilden, aus der notwendige Instandhaltungen und Instandsetzungen am Gemeinschaftseigentum gezahlt werden sollen.
Zur Abgrenzung der Begriffe Instandhaltung und Instandsetzung aus Volker Bielefeld, „Der Wohnungseigentümer“, Seite 370:
- Instandhaltung: Als Instandhaltung werden alle erforderlichen Maßnahmen bezeichnet, um normale und verbrauchsbedingte Abnutzungserscheinungen zu beseitigen. Zu nennen sind hier Schönheitsreparaturen, Kleinreparaturen an Elektro- und Sanitärinstallationen, Wartungs- und Reinigungsmaßnahmen bei Heizungs- und Warmwasseranlagen. Ziel ist die Aufrechterhaltung des ursprünglichen Zustands durch pflegende, erhaltende und vorsorgende Maßnahmen (OLG Hamm, 23.1.1987, 15 W 429 + 434/86; KG Berlin, 14.6.1993, 24 W 5328/92).
- Instandsetzung: Hierzu zählen Maßnahmen zur Beseitigung größerer baulicher Schäden und Mängel, die durch Alterung, Abnutzung, Unterlassung der laufenden Instandhaltung oder durch Einwirkung Dritter entstanden sind.
Die Erhaltungsrücklage ist in der Regel ein fester Jahresbetrag, den die Wohnungseigentümer gestaffelt nach der Größe ihrer Miteigentumsanteile neben den "Betriebskosten" und den Verwaltungskosten zu zahlen haben. Der Gesetzgeber verfolgt mit dem Anspruch auf Bildung einer Rücklage den Zweck, notwendige Reparaturen des gemeinschaftlichen Eigentums zu sichern.
- Auf der einen Seite verwalten wir Eigentümergemeinschaften die nicht zwischen Instandhaltung und Instandsetzung unterscheiden. Hier werden alle Reparaturmaßnahmen aus der Erhaltungsrücklage gezahlt. Dabei kann es sich um den Neuanstrich des Treppenhauses in Höhe von 151.000 EUR handeln oder die Reparatur der defekten Außenbeleuchtung in Höhe von 200,00 EUR.
- Auf der anderen Seite unterscheiden einige Eigentümergemeinschaften zwischen Instandsetzungen und Instandhaltungen, um eine ausreichende Reserve für kostspielige Erhaltungsmaßnahmen ansparen zu können. Die Erhaltungsrücklage wird nur mit den in der Eigentümerversammlung beschlossenen Instandsetzungen belastet.
- Laufende Instandhaltungen werden im Wirtschaftsplan gesondert ausgewiesen nach dem beschlossenen Verteilerschlüssel auf die Miteigentümer verteilt. Oft wird auf Basis der Durchschnittwerte der letzten 3 Jahre im Wirtschaftsplan ein weiterer Posten "laufende Instandhaltungen" eingestellt.
Die Kosten der sonstigen Verwaltung
Hierzu zählen in der Regel:
- die Vergütung des WEG-Verwalters
- evtl. Aufwandsentschädigungen für den Verwaltungsbeirat
- die Kosten für sonstiges Hilfspersonal
- Kosten für die Durchführung einer Wohnungseigentümerversammlung
- Kosten der Kontoführung
- Kosten für die Prüfung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen etc.
- die Kosten eines Rechtsstreits
Welche weiteren Angaben kann der Wirtschaftsplan noch enthalten?
Zusätzlich zu den bereits erwähnten Positionen können – je nach Größe der Wohnungseigentümergemeinschaft - im Wirtschaftsplan der Eigentümer weitere Angaben enthalten sein, um den Eigentümern ein umfassenderes Bild der finanziellen Situation und der geplanten Maßnahmen zu bieten:
- Detaillierte Erläuterungen zu Kostenpositionen: Ausführliche Beschreibungen einzelner Kostenarten, insbesondere bei außergewöhnlichen oder neuen Ausgabenposten.
- Prognosen zukünftiger Ausgaben: Hinweise auf erwartete Kostensteigerungen oder geplante Investitionen in den kommenden Jahren.
- Geplante Sonderumlagen: Informationen über außerordentliche Beiträge, die für spezifische Projekte oder unvorhergesehene Ausgaben erhoben werden sollen.
- Einnahmen der Gemeinschaft: Auflistung von Einnahmen, z. B. aus der Vermietung von Gemeinschaftsräumen, Antennenanlagen oder Werbeflächen.
- Finanzierungspläne für größere Projekte: Darstellung, wie größere Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen finanziert werden sollen, inklusive eventueller Darlehen oder Fördermittel.
- Übersicht über die Instandhaltungsrücklage: Aktueller Stand der Rücklagen, geplante Zuführungen und geplante Entnahmen für spezifische Projekte.
- Versicherungsdetails: Angaben zu bestehenden Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung), deren Deckungsumfang und Kosten.
- Kosten für Energie und Medien: Detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für Strom, Gas, Wasser, Heizenergie und eventuell alternative Energiequellen.
- Rechts- und Beratungskosten: Geplante Ausgaben für Rechtsberatung, Gerichtskosten oder sonstige Beratungsleistungen.
- Abschreibungen: Falls relevant, können Abschreibungen auf gemeinschaftliches Eigentum berücksichtigt werden, um zukünftige Ersatzbeschaffungen zu planen.
- Geplante Investitionen in erneuerbare Energien: Angaben zu Projekten wie Solaranlagen, Wärmepumpen oder anderen umweltfreundlichen Technologien.
- Risikobewertungen: Einschätzungen zu finanziellen Risiken, wie Zahlungsausfällen von Eigentümern oder unerwarteten Reparaturkosten.
- Verwaltungstechnische Informationen: Angaben zu Änderungen in der Verwaltung, z. B. Wechsel der Hausverwaltung oder Anpassungen in Verwaltungsabläufen.
- Qualitäts- und Servicestandards: Informationen über angestrebte Standards bei Dienstleistungen wie Reinigung, Sicherheitsdienst oder Gartenpflege.
- Benchmarking-Daten: Vergleich der eigenen Kosten mit Durchschnittswerten anderer Eigentümergemeinschaften ähnlicher Größe und Ausstattung.
- Nachhaltigkeits- und Umweltaspekte: Geplante Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz oder zur Reduzierung von Betriebskosten durch umweltfreundliche Technologien.
- Mitgliederinformationen: Aktuelle Kontaktlisten der Eigentümer oder Hinweise auf Ansprechpartner für bestimmte Bereiche.
- Zeitpläne für geplante Arbeiten: Konkrete Zeitfenster für anstehende Instandhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen.
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung: Wichtige Beschlüsse, die finanzielle Auswirkungen haben und im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden müssen.
- Hinweise zu gesetzlichen Änderungen: Informationen über neue Gesetze oder Verordnungen, die die Gemeinschaft finanziell oder organisatorisch betreffen könnten.
Fazit: Durch die Aufnahme dieser zusätzlichen Angaben kann der Wirtschaftsplan zu einem umfassenden Instrument, das nicht nur die finanziellen Aspekte abbildet, sondern auch Transparenz schafft und die Grundlage für fundierte Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft legt.
